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仮想空間オフィスをご存知でしょうか。テレワークの導入により、スタッフ同士が対面する機会が減るとコミュニケーションなどで課題が生じやすいです。
それらの課題を解消してくれるのが、仮想空間オフィスです。本記事では、仮想空間オフィスについて、わかりやすくご説明します。
仮想空間（バーチャル）オフィスとは
仮想空間オフィス（以下、バーチャルオフィス）とは、オンライン上に仮想空間を設けた擬似オフィススペースです。なかには、ツール上に集まる仮想オフィスと表現する場合があります。
オンラインの環境があると、どこからでもログインできることが大きな魅力です。バーチャルオフィスには、個人事業主や法人向けに事業用の住所を貸し出すサービスもあります。
本記事では仮想空間でリモートのコミュニケーションを円滑にするツールのご紹介となります。
バーチャルオフィスの種類
バーチャルオフィスには、大きく分けて４つの種類があります。
・実際のオフィスを再現してコミュニケーションの自然発生を促すタイプ
・社内外におけるイベントで交流の機会を提供するタイプ
・チームで作業の効率化を目指すタイプ
・管理やマネジメントに強みがあるタイプ
以上のような特徴や強みを持つタイプがあるため、自社の目的に合わせて選んでみてください。
バーチャルオフィスの効果
バーチャルオフィスの導入は、コロナ禍や働き方改革で推進されているテレワークにいい影響を与えます。近年、テレワークを導入する企業は増えていますが、さまざまな課題があります。
なかでもコミュニケーションに関する課題が浮き彫りとなりました。テレワーク下ではオフィスに出社するときに比べて、コミュニケーションを図ることが難しく、孤独感を感じやすいなどの問題があります。
しかし、バーチャルオフィスでは、アバターやアイコンなどを通じてオンライン上に集まることが可能です。共有スペースがり、周囲で談笑をしている風景もわかります。ツールによっては作業の進捗の確認ができて、管理業務にも活かせます。
バーチャルオフィスのメリット・デメリット
ここではバーチャルオフィスのメリットとデメリットをそれぞれご紹介します。
メリット
バーチャルオフィスのメリットには以下があります。
- 共有スペースでの談笑が聞こえるため、孤独感を感じにくい。
- チャットツールなどよりも気軽に声がけができる
- アバターやアイコンが変更できて楽しい
- オープンワールドで社外の人と交流ができる
- プレゼンイベント機能など、有効活用できる機能がある など
以上のように、バーチャルオフィスにはリアルオフィスと同等、もしくは違った面でのメリットがあります。
デメリット
バーチャルオフィスのデメリットには以下があります。
- 導入当初は従来まで導入しているチャットツールなどを使いがち
- ツール利用時のPCに負荷がかかる
- 仮想空間であっても孤独感を感じることがある など
バーチャルオフィスはテレワークでの課題を解決できるとはいえ、場合によっては孤独感を感じるケースがあります。ツールの使用ルールやオフィスへの出社など運用面で工夫が必要です。
バーチャルオフィスの選び方
バーチャルオフィスを選ぶときは、以下の3点に着目しましょう。
機能面
バーチャルオフィスは基本的に複数人で利用します。そのため、共同作業ができる機能が備わっているか確認する必要があります。共同作業の機能に加えて、共有できる人数の制限にも注意してください。
また、海外に拠点を置く場合やグローバルな人材を採用しているならば、多言語に対応したツールを選びましょう。
プライバシー
バーチャルオフィスツールでは、ビデオ通話やウェブ会議などカメラを用いた機能が備わっていることが多いです。特に自宅で作業するスタッフには、プライバシーへの配慮が必要となります。
ツールによってはカメラ機能が搭載されていない場合もあるため、検討してみましょう。また、背景が選べたりぼかしを入れたりできる機能がるツールがあります。プライバシー保護に活かしてください。
PCへの負荷
バーチャルオフィスは手軽に会話が楽しめるなど、メリットが多いです。しかし、ツールの特性上、パソコンへの負荷がかかります。スペックが低いパソコンを使っていると、動作にストレスを関しることが多いです。
無料トライアル期間などを利用して、パソコンへの負荷の様子を検討することが大事です。また、スタッフによっては通信回線を従量課金にしているならば、定額制に切り替えることが必要でしょう。
バーチャルオフィスツールは通信量が多いため、従量課金などで通信回線を利用していると、高額な通信料金になる可能性が高いです。
おすすめのバーチャルオフィス
ここでは、おすすめのバーチャルオフィスをご紹介します。
バーベラ（Virbera）
バーベラは、仕事や学習、バーチャルなどベントなど多岐にわたる場面で役立つ没入型3Dワールドです。アカウントを持っていると、社内に限らず社外の方も共有できるフリースペースもあります。プライベートルームもあり、作業に集中したい場合に適します。
オヴィス（oVice）
オヴィスは、間取り図やマップのような平面の仮想空間に、個人のアイコンを配置したり移動したりして擬似的なワークスペースを作るツールです。
移動したゾーンに他の人のアイコンが重なると、会話が楽しめます。距離が離れると、声の大きさが小さくなるなど、実際のオフィスのような臨場感があります。会議室や個室などさまざまなエリアが存在しており、用途に応じて選べます。
プラグリ（Pragli）
プラグリは、オリジナルアバターを使って、チャットルームに入ると会話ができるサービスです。アバターは、さまざまなサンプルを組み合わせて直感的に作成できます。Googleマップなどとも連携できるため、作業の進捗確認などにも活かせます。
バーチャルオフィスを使ってみよう
バーチャルオフィスは、仮想空間でありながら会話が楽しめるツールです。作業効率化にも効果が見込めることがあり、導入メリットが多くなっています。テレワークの導入がメインになっている場合は、バーチャルオフィスの導入を検討してみてください。
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