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日々の業務やプロジェクトにおいて、1人で複数の仕事を担当したり複数人で取り掛かったりします。その際はプロジェクトマネジメントツールを活用することがおすすめです。
本記事ではプロジェクトマネジメントツールの概要やメリット、比較ポイントをご紹介します。おすすめのツールも取り上げましたので、ぜひご覧ください。
プロジェクトマネジメントツールとは
プロジェクトマネジメントツールとは、プロジェクトや業務などを管理するためのツールです。タスク管理や工程管理などさまざまな機能があり、必要に応じて使えます。
ツールによってメッセージ機能やスケジュール管理機能があるなど、チームや個人として日々の業務に活用することができます。
プロジェクトマネジメントツールのメリット
プロジェクトマネジメントツールツールの主なメリットをご紹介します。
進捗確認
プロジェクト管理を行う際にマンパワーだけでは限界があります。そのため、多くの企業はシステム化を進めているわけですが、プロジェクトマネジメントツールならば業務管理などに特化しているため、進捗確認が容易に行えます。
どの業務がどれだけ達成されているか、現状で何が未達成であるかなどが可視化されるのがプロジェクトマネジメントツールです。進捗が容易に行えることで作業の重複を避けたり不要な作業を行ったりすることが少なくなります。
情報の集約
プロジェクトでは各メンバーによって取り組む内容が異なります。そのため、管理ツールなどを活用しないと、それぞれの業務の進捗がわかりにくくなります。そこで、メンバー全員が決められた場所に情報を集約することで確認がスムーズになるのです。
迅速な情報共有
メンバーが最新の情報を確認できないと、プロジェクトの進捗が遅延するなどのトラブルが考えられます。ビジネスチャットなどを利用している場合においても、メッセージが流れてしまうとキャッチし損ねる可能性があります。
プロジェクトマネジメントツールを活用すると、情報を記録しておけばログインするだけで共有ができます。
プロジェクトマネジメントツールの比較ポイント
プロジェクトマネジメントツールを選ぶときは以下のポイントに着目してみてください。
クラウドorインストールorオンプレミス
近年のツールはクラウド型、インストール型、オンプレミス型が主流といえます。ベンダーがシステムを管理してくれるのがクラウド型です。情報のやり取りのしやすさがありますが、セキュリティをベンダーに委ねるリスクがあります。
インストール型はアプリケーションに必要な要素を自社ですべて管理できます。しかし、通信環境などの外的要因で動作が左右される場合があります。
オンプレミス型は自社でシステムを構築します。コストが割高になりやすいですが、必要な機能をカスタマイズできるなどがメリットです。このようにそれぞれの特徴を踏まえて検討する必要があります。
機能性
ツールの機能性も十分に検討してください。機能を検討する際は、管理したいプロジェクトの肝が何であるかを考えるといいでしょう。タスク管理、カレンダー、チャットなどの機能を比較して選んでみてください。
費用
ツールを導入する際はイニシャルコストとランニングコストを比較して、予算内に収めてください。
ランニングコストに関してはユーザー1人ごとに追加される場合、5ユーザーや10ユーザーごとに課金される場合などさまざまです。使用人数などを考慮して料金を算出していきましょう。
対応言語
複数のツールを比較するなかで海外で作成されたシステムを選ぶこともあるでしょう。その際に日本語に対応しているかどうかも確認を行ってください。
プロジェクトマネジメントツール・おすすめ5選
以下でおすすめのプロジェクトマネジメントツールを5つご紹介します。
Trello
Trelloはタスクをポストイットやカードのように直感的に動かしながらプロジェクトを可視化できるツールです。タスク管理、画像・動画、資料などの共有も複数人で行えます。多くの機能を無料で利用できる点が魅力です。
Backlog
Backlogはチームのタスク管理ツールです。チーム内のコラボレーションを促進して、円滑な業務進行につなげることができます。使いやすいUIが特徴的であり、Web制作会社、ソフトウェア会社のみならず広告代理店や運送業、不動産会社など幅広い業界から支持されています。
Monday.com
Monday.comはクラウド型のプロジェクトマネジメントツールです。タイムラインや工数管理、ダッシュボード、レポート、分析など多岐にわたる機能をプロジェクトに応じて活用できます。世界各国で導入されており、ツールの信頼度は高いといえるでしょう。
Asana
Asanaはプロジェクト管理だけではなく細かなタスク管理もできるツールです。仕事のすべてを整理・管理できる点がメリットです。プロジェクトテンプレートが豊富に用意されていたりルーティンタスクを自動化する機能があったりなど、機能面にも強みがあります。
Notion
Notionはタスクやプロジェクトの管理に加えてwiki機能、メモ機能などを兼ね備えたツールです。エンジニア、人事、デザイン、営業など多くの職種に導入されています。ミーティングなどでの議事録を取る際はwiki機能が重宝します。
プロジェクトマネジメントツールで作業効率化を図ろう
プロジェクトの進捗を適切に管理する際は、マネジメントツールの導入が有効です。プロジェクトマネジメントツールは、多岐にわたるため、それぞれの特徴や費用などを十分に考慮して導入してください。
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