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昨今、さまざまな業務管理ツールや顧客管理ツールがリリースされています。そのなかで「kintone」をご存じでしょうか。kintoneはサイボウズ社が展開する業務管理ツールであり、数多くの企業が導入しています。
この記事ではkintoneの概要や基本機能、料金、導入後のメリットやデメリットをご説明します。業務管理ツールの導入を検討している場合は、ぜひ参考にしてください。
【重要】本記事は2021年4月時点の情報を基にしています。料金プランは変更されている可能性があります。導入を検討される際は必ず公式サイトで最新の情報をご確認ください。
kintoneとは
kintoneとはアプリ構築型のクラウドサービスです。具体的には顧客管理や交通費の申請など社内業務をアプリ化して見やすくアクセスしやすいデータベースとして管理できるサービスです。
ほかにも社内のコミュニケーションツールとしても活用できるため、業務とやりとりを1つのツールに集約することもできます。
kintoneの基本機能と料金
ここではkintoneの基本機能と料金をご紹介します。
基本機能
kintoneには以下のような機能があります。
・データベース
データの蓄積や一覧、検索ができる機能です。テキスト、ファイルなど社内に散乱しているデータを集約して一元管理します。
・アプリ作成
日報、案件管理、問い合わせ、採用面接、交通費申請などの業務をアプリ化してkintone上で管理する機能です。サンプルアプリがあるため、CVSやエクセルファイルを読み込むだけでアプリ化することもできます。
・アプリ連携
作成したアプリ同士を連携して複数のデータを集約したり入力を簡素化したりできる機能です。手動でのデータ連携が不要なため業務効率化につながります。
・レポート作成
アプリに蓄積されたデータを集計してグラフ化、さらに分析に活用できる機能です。グラフ化はリアルタイムで行われるため、データ更新の負担が軽減されます。
・通知
最新通知により自分に関係する通知、その未読や既読をフラグで通知設定ができる機能です。
・コミュニケーション
プロジェクトや部署などでやりとりをまとめることができる「スペース」でコミュニケーションができる機能です。メンション、スレッド、個人メッセージなどほかのコミュニケーションツールと同様の機能が備わっています。
・日中英3か国語に対応
kintoneは日本語だけではなく中国語と英語にも対応しています。グローバル企業であれば、よりコミュニケーションが円滑になります。
以上のほかにも、プロセス管理、変更履歴などの機能もあります。
料金（参考：2021年時点）
kintoneはスタンダードコースとライトコースの2つのプランが用意されていました。以下は2021年時点の参考情報です。現在の正確な料金・プラン内容は必ず公式サイトでご確認ください。
| スタンダードコース | ライトコース | |
| 月額料金 | 1500円 / 1ユーザー | 780円 / 1ユーザー |
| 機能 | 外部連携、プラグイン、拡張機能、そのほか | 外部連携、プラグイン、拡張機能のみ |
| アプリ数 | 1000個まで | 200個まで |
| スペース数 | 500個まで | 100個まで |
| 容量 | 5GB × ユーザー数 | 5GB × ユーザー数 |
Kintoneのメリット・デメリット
ここではkintoneのメリットとデメリットをご説明します。
メリット
kintoneのメリットには以下があります。
・モバイル対応
kintoneはパソコンだけではなく、スマートフォンやタブレット端末からのアクセスも可能です。企業や部署によっては出先にいる社員も多いと思いますが、必要な情報にいつでもアクセスできることは大きな魅力です。
・拡張機能や連携が簡単
kintoneは豊富なプラグインが用意されているため、希望に応じて連携が可能です。外部ツールやチャットツールなどと連携してデータの活用をする企業が多くなっています。
・試用期間を活用できる
ツールの導入にあたり無料提供期間で使い勝手を試すことが大事です。試用期間の長さや内容は変更されている可能性があるため、導入前に公式サイトで確認しておくと安心です。
デメリット
kintoneの導入前は以下のデメリットにも注意しておきましょう。
・アプリ機能の煩雑さ
業務ごとにアプリをつくるのは便利ですが、つくりすぎると煩雑さが増してしまいます。そのため導入前はアプリ化すべき業務を検討しておく必要があります。
・モバイルから使いにくい部分がある
kintoneはスマートフォンやタブレット端末からのアクセスも可能ですが、アプリの新規作成などはモバイルで使いにくさを感じるかもしれません。しかし、運用が軌道に乗るアプリ作成の場面も少なくなると思うので、必要に応じて使い分けるといいでしょう。
・拡張機能のコスト
豊富なプラグインを使って拡張機能が利用できるのはメリットですが、それに応じてコストも発生します。闇雲に連携させるのではなく、計画的に活用するプラグインを検討してみてください。
失敗しないkintoneの導入方法
kintoneは「Excelでデータ運用をしている」「システム開発部門がない」「１人で複数の業務を掛け持ちしている」といった企業にはおすすめです。また、kintoneを導入するときは次の点に留意してください。
・導入計画
まずはkintoneでどんな課題を解決したいのかを考えましょう。「情報を一元化したい」「チームの課題を可視化したい」「リモートワークでのコミュニケーションツールとしてつかいたい」など課題や理想を検討してみてください。
・試用期間で試運用
前述のとおり、kintoneは一定期間の試用期間が用意されています。試用期間中であっても複数のメンバーで運用が可能であり、すべての機能を体験することも可能です。ツールの導入にあたり疑問点や不明点を解消してから導入しましょう。
・導入、アフターサポート
kintoneの導入にあたり予算も検討する必要があります。前述の料金プランを参考にしながら、どれくらいの予算をあてられるかしっかりと検討してください。また、導入後はkintoneが提供するアフターサービスを活用して、うまく運用できるように取り組みましょう。
以上の流れを参考にkintoneの導入を検討してみてください。
kintoneを活用して業務管理をしてみよう
kintoneは業務効率化や社内コミュニケーションに有効なツールです。マルチデバイスでの利用も可能であり、外部連携などの機能も充実しています。試用期間を有効に活用してkintoneの導入を検討してみましょう。
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