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さまざまな理由から業務改善を図りたいと感じていないでしょうか。本記事では業務改善の方法のひとつとして業務プロセス可視化ツールをご紹介します。
ツールの概要や特徴、注意点などもご紹介するので、ぜひご覧ください。
業務プロセス可視化ツールとは
業務プロセス可視化ツールとは、業務中の従業員の行動を可視化するツールです。従業員のPCに操作ログを収集するソフトウェアをインストールして、管理サーバーにログを収集。そして、グラフなどで可視化してログの分析を行います。
特に近年の新型コロナウイルス感染症の拡大によってテレワークを導入する企業が増えており、労働時間の適正な管理が求められています。そこで業務プロセス可視化ツールを導入するケースがみられます。
業務プロセス可視化ツールの主な機能
ここでは業務プロセス可視化ツールの特徴をご紹介します。主な特徴は以下のとおりです。
- 業務フローの作成
- 業務管理
- 業務関連の書類生成
- 業務改善の効果測定
上記のなかで最も重要な機能と言えるのが、「業務フローの作成」です。業務フローの作成では、図形の記入、重要度の色分けなどが容易にできます。また、既存の社内マニュアルなどがあれば、リンクによって業務フローに紐づけることが可能です。
そして、作成した業務フローに従って進んでいるか監視する機能も備わっています。パソコンの操作ログなどから進捗状況を確認して、作業の重複や業務フローの活用状況などにも活かせます。
業務関連の書類生成機能が備わっている場合は、課題に対する管理表の作成などがスムーズに行えます。さらに、コンピューター処理による事前の効果測定が可能な場合があり、より踏み込んだアプローチが可能となります。
業務プロセス可視化ツールの特徴・注意点
ここからは業務プロセス可視化ツールの特徴や注意点をご紹介します。
特徴（メリット）
業務プロセス可視化ツールを活用することで、人事評価の公平性を保ったり従業員のパフォーマンスの改善状況の把握ができたります。
これまでは上司や人事担当者などの主観によって評価がなされていた場合であっても、ツールを導入して行動ログから適切な評価ができるわけです。また、業務に対して改善がなされているか行動ログの分析などにより把握ができます。
他にも日報報告などリーティン業務の簡素化もかもうです。結果として社内の業務効率化が図れます。
注意点（デメリット）
業務プロセス可視化ツールの導入にあたり、注意点を理解しておく必要があります。まずはツールを導入する目的を社内で共有することが大事です。
担当部署などが他の従業員の意見を聞かずにツールを導入することで、不満が出たり適切なツールの導入につながらなかったりすることがあるからです。
また、ツールの導入後においては効果を定期的に共有してください。業務改善に至っている点を報告するなど、ツールの有効性を伝えないと従業員は「ただ監視されているだけ」と思う可能性があります。
業務プロセス可視化ツールの選び方
業務プロセス監視ツールは、多岐にわたり提供されています。最初に注目すべきは、自社の導入目的に適したツールであるかどうかです。
ツールによって業務改善に強みがある場合があれば、管理や監視に強みがあるツールがあります。自社が何に重点を置いてツールを導入するのか、十分に検討しておきましょう。
そして、ツールを活用した際の分析軸にも着目してください。データの分析手法が乏しいツールは、分析に手間がかかります。導入した意義がなくなるようでは逆効果であるため、分析軸や分析できる内容についての確認が必要なわけです。
業務可視化ツール・おすすめ5選
以下でおすすめの業務可視化ツールを5つご紹介します。
Qasee
Qaseeは業務データの可視化と分析、さらに組織、業務などの課題を洗い出して改善方法を導き出せるツールです。PCなど業務用のデバイスにインストールするだけで活用できます。AIによる分析など効率的に業務課題を抽出することが可能です。
iGrafx
iGrafxは生産性に重点を置いたツールです。直感性が高い画面、プロセス詳細などの細かな点までフローチャートに嵌め込めるなどの網羅性も魅力です。Webブラウザやタブレットとの共有ができるなど、幅広いシーンで活用できます。
BPEC
BPECは業務プロセスの可視化を無駄なく行えるツールです。調査シートなどの自動生成、GUIによる直感的な業務フロー図の作成など機能性も長けています。
MeeCap
MeeCapは最先端のITツールを駆使したツールです。パソコンでの操作を自動的に収集して、業務フロー図を自動で表示します。手動による業務プロセスの分析、AIによる自動分析などにも対応しています。
AssetViewTele
AssetViewTeleはIT管理ツール「AssetView」の派生製品であり、シリーズ製品のノウハウをもとに生産性向上に着目したツールです。画面では業務予定とその実績を表示することで、業務予実の可視化を実現しています。操作ログなどの表示もできるため、テレワークの業務実態の可視化につながります。
業務プロセス可視化ツールを使ってみよう
自社の業務課題を改善できるツールを選んで効率化を図りましょう。導入にあたり目的や効果を全社で共有することもポイントです。
本記事でご紹介したツールなどを参考にして、自社に最適な業務プロセス可視化ツールを導入してください。
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