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政府が推進する働き方改革、また、新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の影響による緊急事態宣言で出勤者の7割削減の要請もあり、企業は在宅ワーク（在宅勤務）を導入しています。 しかしながら、在宅ワークへのシフトチェンジがうまくできずに、業務効率や生産性の低下することを心配する企業も多いでしょう。 在宅ワークにはさまざまなツールが必要となるわけですが、どのようなツールを導入すればいいかもわからないものです。 そこでこの記事では、在宅ワークで業務を効率化するツールを紹介していきます。
在宅ワーク（在宅勤務）で業務を効率化するポイント
在宅ワークで業務を効率化するには事前環境の整備やツール導入後の向き合い方も大切です。ここでは在宅ワークで業務を効率化するポイントをお伝えします。
仕事場の確保
オフィスにいるときは社員にデスクを与え、PCなどの必要なものも設備します。しかし、在宅ワークは各社員が自宅を中心に仕事をしますので、作業スペース確保が必要です。 具体的には作業に集中できるように、デスクや椅子、そのほか必要な備品を揃えることです。ベッドなどでPC作業をするようなことになると、仕事とプライベートの区別がつきにくくなり業務の効率化につながりません。 在宅ワークの導入時には、作業スペースの確保を社員に徹底させましょう。
休憩時間の確保
在宅ワークになると、始業や終業、お昼休憩などの境目が曖昧になりがちです。休憩するときは休憩、仕事のときは仕事とメリハリをつけるために就業時間なども明確にしましょう。
同僚などとの雑談の時間の確保
オフィスワークと在宅ワークの大きな違いは、近くに同僚や上司がいるかどうかです。近くに上司や同僚がいれば、コミュニケーションがとりやすく業務もスムーズになることが多いです。 在宅ワークではコミュニケーションが希薄になりがちですので、チャットツールやビデオ通話などを使い、意識して会話をするようにしてください。 特に雑談は気晴らしにもなりますし、そこからアイデアが生まれることもあります。休憩時間に合わせて同僚と雑談する時間を設けるように調整しましょう。
在宅ワークで効率が悪くなったり生産性が下がったりする原因
在宅ワークを導入して、生産性が上がる企業もあれば下がってしまう企業も存在します。在宅ワークで生産性が下がってしまう原因には、以下があります。
- コミュニケーションが気軽にできない
- 会社が社員を信用していない
- エネルギーの共有ができていない など
前住のとおり、在宅ワークは上司や同僚がそばにいません。社内のコミュニケーションは「心の知能指数」といわれる「EQ」が低下してしまいます。EQは自分や他人の感情を認識して、状況に応じて協力していくことです。
そのためコミュニケーションが気軽にできないと、生産性にも影響がでるわけです。
また、会社が「社員に在宅ワークをさせてサボらないだろうか」と疑うことも生産性の低下につながります。社員を信用しなければ、人間関係の悪化につながりやすいです。人間関係が悪化すれば、在宅ワークの導入もうまくいかないでしょう。
そして、オフィス出勤ではコミュニケーションを図ることで、目標を共有しやすくエネルギーもわきやすいです。「今月は〇〇を達成するぞ！」とミーティングをすれば、モチベーションも上がりますが、在宅ワークはそうもいきません。
全てにおいてコミュニケーションが生産性に関係するわけですが、在宅ワークではその難しさがあります。
在宅ワークで業務を効率化するツール5選
ここからは在宅ワークで業務を効率化するツールを5つ紹介します。
Zoom（ズーム）
Web会議システムとして利用者が急増しているのが「Zoom」です。Zoomでは社員同士の顔をみながら会話できて、資料や画面の共有もできます。休憩時間を決めて社員同士が接続するのもいいでしょう。 ただし、ZoomはWeb会議システムでありインターネットを活用します。セキュリティが気になるのであれば、テレビ会議システムも検討しましょう。通信品質もいいので会話が途切れることも少ないです。
ChatWork（チャットワーク）
「ChatWork」はチャットツールであり、複数人でのやり取りが可能です。企業プランでは月額500円（1人あたり）から導入ができるので、ツール選びに迷っているならば優先して導入したいところです。 ChatWorkはLINEのように直感的な操作でメッセージを入力して、簡単にコミュニケーションが図れます。社員同士で顔を合わせる必要のないやり取りならば、会話もスムーズに行えるでしょう。 データの添付やタスク機能など使い勝手もいいツールです。
MiiTel（ミーテル）
「MiiTel」は音声解析AIを搭載しているクラウドIP電話です。効果を発揮するのは電話営業です。会話をAIが録音解析し可視化、そして課題をみつけます。 課題や要望を捉えきれない、人材育成に時間がかか流といった課題のある企業には適したツールです。また、CRMとの連携も可能であり、顧客の対応状況の一覧管理もできて業務の効率化につながります。
HARUTAKA（ハルタカ）
「HARUTAKA」は人材採用に強みがあるツールです。Web面接ツールであるため、採用担当の社員が面接場所に出向く必要もありません。エントリーする側も面接会場やオフィスに行く必要がないため、気軽な応募につながります。また、Webで面接が完結するため、広範囲に募集をかけることも可能になります。
F-Chair+
「F-Chair+」は在宅ワーク中の社員の行動を可視化するツールです。社員が自宅などで何をしているのか、いつ働いているのかをスクリーン自動撮影機能で把握します。 細切れの作業も記録するため、社員の変化にも気付きやすいのも特徴です。在宅ワークになり怠慢勤務をする社員もいれば、過剰労働になる社員もいます。F-Chair+を使うことでそれらの課題も解消できるでしょう。
効果的なツールを導入して在宅ワークの業務効率化をしよう
在宅ワークは通勤時間の短縮やコスト削減などメリットのある働き方になりますが、課題もあります。この記事で紹介したツールを取り入れて業務効率や生産性を向上させましょう。
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