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リモートワークの普及に伴い、注目されているのがオンライン会議システムです。オンライン会議システムは、パソコンとインターネット環境があると運用が可能であり、利便性が高いです。
この記事では、無料のオンライン会議システムの概要やおすすめツールをご紹介します。
オンライン（Web）会議システムとは？
オンライン会議システムは、Web会議システムと呼ぶこともあり、インターネットを使って音声や動画を共有してリアルタイムのコミュニケーションができるツールです。
対応デバイスはパソコンだけではなく、タブレット端末やスマートフォンと多岐にわたります。そのため、場所や時間を問わず、いつでもコミュニケーションを取ることができます。
オンライン会議システムの接続形態
オンライン会議システムには、オンプレミス型とクラウド型の接続形態があります。以下でそれぞれについてご説明します。
オンプレミス型
オンプレミス型とは、自社にサーバーを構築してシステムを利用する方法です。細かなカスタマイズも可能であり、最適なオンライン会議システムの構築が可能となります。
一方で自社で１からシステムを築いていくことになるため、コストがかかります。
クラウド型
クラウド型は、一般的に使われているオンライン会議システムの形態です。提供元のサーバーにアクセスすることで、様々な機能が使えるようになります。
無料から有料まで幅広いシステムが流通しており、自社でサーバーを構築する必要がありません。導入までもスムーズであり、一定の利便性があります。
無料オンライン会議システムを導入するときの注意点
ここからは、無料オンライン会議システムを導入するときの注意点をご説明します。
利用人数に制限がある
無料のオンライン会議システムは、利用人数に制限が設けられているものがほとんどです。よって、数十人規模でおこなう研修や会議ができない場合があります。その場合は、会議に参加する人数や規模を事前に把握しておくことが大事です。
セキュリティ面のリスク
無料版のオンライン会議システムは、セキリュティ面に不安のある製品も出回っています。オンライン会議システムを使うときは、機密情報を共有することもあります。そのため、セキュリティ面がどうなのか、導入前に検討することが大事です。
接続不良や音質、画質の低さ
無料版は有料版と比べて、接続が不安定だったり音質や画質が低かったりします。最近のツールは良質な製品も多いですが、システムの利用時に不具合が生じることもあるでしょう。
そのため、導入製品の候補をいくつかに絞り込んだら、実際に接続して通信、音質、画質のチェックをしてみてください。
無料オンライン会議システム5選
ここでは、無料オンライン会議システムでおすすめの製品を５つ、紹介します。
Zoom
Zoomはインライン会議システムでは有名な製品であり、法人や個人を問わずユーザーも多いです。利用可能人数は最大50名、画面共有やチャット、録画、ブラウザ起動など利便性も高くなっています。ホワイトボード機能は、メモとして活用することもできます。
さらに、無料ツールでありながら高画質かつ高音質という特徴があります。会議に参加している全員の顔を一覧で見ることができるなど、注目店も多いです。
しかしながら、3人以上のグループ通話は最大40分までとなります。チャット履歴の保存機能もないため注意が必要です。
Google Meet
Google MeetはGoogleが提供する無料のオンライン会議システムです。最大で100名まで使えることが最大のメリットでしょう。接続時間も無制限であり、大人数による長時間の会議も可能です。
また、Googleが提供するツールとあって他のGoogleのサービスとの連携もできます。チャット機能や画面共有も可能であり、会議の進行もスムーズになるでしょう。
注意点としては、ツールを利用時にその都度、Googleアカウントにログインする必要があることです。
Skype
Skypeは認知度の高いインターネット通話ツールです。利用する際はパソコンやスマートフォンに専用のアプリケーションをダウンロードします。
利用人数は最大50名となり、チャット機能と画面共有機能があります。Skypeはマイクロソフト社が提供しており、世界中に多くのユーザーがいます。そのため、比較的安定した通話が可能です。
ただし、ビデオ通話は1通話ごと最長4時間かつ1日最長10時間に制限されています。よって、オンライン会議を頻繁に行う場合は適さないでしょう。
BIZMEE
BIZMEEは他のツールと異なり、無料版のみの提供となっています。専用アプリのダウンロードやユーザー登録が不要であり、誰もが完全無料で使うことができます。手軽に利用できる点では、最も優れているでしょう。
また、利用者の上限はなく、ホワイトボード機能や画面共有、議事録機能などが備わっています。チャット機能やファイル共有はできないため注意が必要です。
参加人数に上限はありませんが、人数が増えると接続不良を起こすこともあります。利用するときは3〜4人程度にしておくといいでしょう。
Whereby
Wherebyはノルウェーの電話会社が提供しているツールです。最大利用人数は8人と少なめですが、利用にあたり登録が不要となります。
また、会議室にロックをかけることも可能であり、新規参加を制限ができます。第3者の盗聴を防ぎたいときに有効な機能でしょう。その他、チャットや画面共有など一般的な機能も備わっています。
ただし、作成できる会議室は1つであり、会議ごとにURLを発行する必要があります。そのURLをクリックするとすぐに会議に参加できる仕組みです。
無料のオンライン会議システムを導入しよう
オンライン会議システムはリモートワークの拡大により、今後ますますの需要があるでしょう。この記事ではコストを抑えた導入につながるよう、無料ツールをご紹介しました。
オンライン会議システムの導入を検討している際は、ぜひ、記事内容を参考にしてみましょう。
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