入退室管理システムとは？特徴や注意点、選び方、おすすめ製品まで

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「鍵の受け渡しによる入退室管理には限界を感じている」などとお悩みではありませんか。扱う情報や会社の規模によっては、入退室管理を効率的に行いたいところです。

本記事では入退室管理システムの基本知識や特徴、注意点、選び方を解説します。おすすめの製品もご紹介しますので、入退室管理システムの導入を検討している場合はぜひご覧ください。

入退室管理システムとは

入退室管理システムとは、誰が入退室をしたかを管理できるツールです。これまでは鍵の受け渡しで入室が許可できませんでしたが、入退室管理システムを導入することでICカードや暗証番号などで部屋の解錠ができます。

入退室管理システムの特徴・メリット

ここからは入退室管理システムの特徴やメリットを詳しくみていきます。主な内容として4点に絞って解説します。

セキュリティ対策ができる

入退室管理システムを導入することで、不審者の侵入を防ぐことができます。例えば、金品を保管する部屋、スタッフルームなどにシステムを導入すると外部不正の抑制につながります。

さらに内部不正の抑制も期待できます。入退室管理システムは誰がいつ、どの部屋に入ったのか履歴が残ります。社内情報の持ち出しなどがあった際は、不正を行った従業員を特定しやすくなるのです。

勤怠管理を正確にできる

入退室管理システムを勤怠管理システムと連携することで、正確な勤怠管理につながります。就業時間よりも遅く退室した際は、残業時間も正確に把握できます。

シェアビジネスの運営ができる

入退室管理システムは権限のある人しか利用できないため、シェアビジネスに応用することが可能です。レンタルオフィス、コワーキングスペース、シェアオフィスなどを展開するときに入退室管理システムを活用すれば、会員だけが入退室できるようになります。

業務効率化につながる

これまで入退室を管理する際は、鍵の受け渡しと貸し出した日時をExcelなどに入力するなど手作業に頼る部分がほとんどでした。

しかし、入退室管理システムはICカードや暗証番号、スマホなどで解錠して入退室を行います。そのログがクラウドなどで保存されるため、管理業務が大幅に効率化されます。

入退室管理システムの注意点

入退室管理システムを導入する際は、注意点を事前に把握しておきましょう。以下で注意点として2つの内容をご説明します。

カードなどの紛失

ICカード、スマホを活用する入退室管理システムの場合は、紛失や盗難のリスクがあります。仮に紛失して悪意がある人が拾ってしまうと、部外者の侵入や情報漏洩などにつながります。

また、従業員がICカードなどを忘れた場合は、入室できない可能性があります。盗難時や忘れてきた場合にどのような対処をするのか、あらかじめ検討しておくことが求められます。

共連れ

共連れとは入室の際に解錠した人に続いて後続の人が入室することです。特に部外者の共連れには注意が必要です。こちらも情報漏洩などのリスクにつながるからです。

また、従業員同士の共連れとなると、勤怠管理が正確に行えない場合があります。1人ひとりが確実に入退館できる仕組みを検討することが大事です。

入退室管理システムの選び方

入退室管理システムはさまざまな製品があるため、ポイントを絞って選ぶことが大事です。以下で3つのポイントに着目してご説明します。

システムの特徴を把握する

社内の入退室管理を目的にシステムを導入する場合は、管理者とそのほかの従業員の権限がどうなっているかまた、ICカードタイプにするのか、スマホ利用にするのか、生体認証タイプにするのかなど、さまざまな特徴を比較してください。

使いやすいシステム、運用しやすいシステムを重視して、無料期間で体験しつつ比較していきましょう。

解錠手段を確認する

入退室管理システムの解錠方法は、ICカード、暗証番号、スマホアプリ、生体認証などがあります。それぞれにメリットやデメリットがあるため、自社で運用しやすい解錠方法を検討しましょう。

既存システムとの連携ができるか

入退室管理システムと勤怠管理システム、設備管理システムなどと連携できると業務の効率化が図れます。イニシャルコストが多少かかった場合であっても、ランニングコストをおさえられれば余計な出費を削減できます。

入退室管理システムを利用しよう

セキュリティ対策や入退室管理を効率的に行いたい場合は、入退室管理システムの導入をご検討ください。システムは多岐にわたるため、機能性や解錠方法を中心に比較しましょう。

利用料金やサポート体制なども含めて総合的に検討して、自社に最適なシステムを導入してください。