マニュアル作成ツールとは？種類やメリット・デメリット、おすすめシステムを解説

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各業界、各企業では業務内容を覚えてもらうためにマニュアルを作成すると思います。そのときに、マニュアル作成ツールを使うと便利です。この記事ではマニュアル作成ツールの概要や種類、メリット・デメリット、おすすめのツールなどをご紹介します。

マニュアル作成ツールとは？

マニュアル作成ツールとは、その名の通りマニュアルを作成するためのツールです。近年ではマニュアル作成時にWordやGoogleドキュメント、Excel、Googleスプレッドシート、PowerPointなどを利用している企業が多いです。

もちろん、それらのツールで申し分なくマニュアルの作成が可能です。しかし、マニュアル作成に特化していないツールを使うことで、さまざまな弊害が生じます。たとえば、レイアウトをイチから作る必要があったり画像を添付しすぎるとファイルが重くて開けなかったりします。

一方でマニュアル作成ツールを使うと、テンプレートやレイアウトを選び、画像のキャプチャーなどがスムーズに行えます。

マニュアル作成ツールの種類

マニュアル作成ツールは、動画マニュアルを作成するツールと手順式マニュアルを作るツールがあります。動画マニュアルは、作業内容などを動画で確認することが可能であり、理解しやすい点が特徴です。

手順式マニュアルは、作業工程がステップごとに分かれており、多くの職種や業種に活かせます。この2つのマニュアルに対応している作成ツールが存在します。

マニュアル作成ツールのメリット

ここからは、マニュアル作成ツールのメリットとデメリットをご紹介します。動画マニュアル作成ツールと、手順式マニュアル作成ツールに分けてご紹介します。

メリット

マニュアル作成ツールのメリットは以下のとおりです。

■動画マニュアル作成ツール

・多くの情報を伝えることができる。

・視覚的に理解することができる

・e-ラーニングに活用することができる。

■手順式マニュアルツール

・ステップごとに作成できるため理解しやすい。

・さまざまな業種に対応可能である。

・ステップに分かれているため工程ごとに指示が出しやすい

以上がマニュアル作成ツールのメリットです。種類によりメリットが異なるため、目的に応じて検討したいところです。

デメリット

マニュアル作成ツールのデメリットは以下のとおりです。

■動画マニュアル作成ツール

・しっかり視聴しないと理解しにくい。

・ステップごとに理解することが難しい。

・導入すると動画にする必要がない場合でも動画にしなければならなくなる。

■手順式マニュアルツール

・サブスクリプション（月額課金）のサービスが多く、長期的なランニングコストがかかる。

・何十ページにもおよぶマニュアルには向かない。

マニュアル作成ツールを選ぶ際は、デメリットにも留意しておくことが大事です。

マニュアル作成ツールの選び方

マニュアル作成ツールとして、目的別の選び方をご紹介します。

業務の手順をマニュアルにしたいとき

業務の工程や流れなどをマニュアルにしたいときは、手順式マニュアルツールを選びましょう。そのなかでも、テンプレートやレイアウトが用意されていて、項目を入力するだけでマニュアルが作成できるツールがおすすめです。

また、画像やPDF、Word、Excelなどのデータからマニュアルが作成できるツールもありますので、選択肢に入れておきましょう。

現場向けの動画マニュアルをつくるとき

現場向けの動画マニュアルを作るときは、スマホやタブレットなどから簡単に撮影できるツールを選んでみてください。編集が簡単なツールほど、動画マニュアルの作成がスムーズに行えます。字幕や自動翻訳の機能があると、さらに編集の手間が省けます。

特に定期的にマニュアルを見直す必要があれば、高性能なツールを導入することもないでしょう。

操作手順をマニュアルにしたいとき

システムやアプリなどの操作手順をマニュアルにするときは、手順式マニュアルツールにしてみてください。そして、操作画面の画像が挿入できて、説明文を作成してくれるツールならば、マニュアル作成が簡単でしょう。

ツールによっては、実際に画面操作を行うだけで必要な情報を自動的に録画して、録画データをツール上で編集することができます。

知識の蓄積を強化したいとき

社内の知識を蓄積したい場合は、マニュアルツールを使うまでもないかもしれません。ナレッジ共有ツールを使っても十分に対応できるでしょう。

マニュアル作成ツールを活用しよう

業務内容や作業手順をマニュアルにするときは、マニュアル作成ツールを使うと効率よく作成できます。ツールを選ぶときは、目的に応じてツールの特徴を考慮することが大事です。ぜひ、自社の目的に合うマニュアル作成ツールを使ってみてください。