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「社内の情報を効率よく管理したい」「情報を蓄積して従業員に活用して欲しい」などと考えていないでしょうか。そんなときにおすすめしたいのが社内wikiです。
本記事では社内wikiの基本知識から導入メリット、ツールの選び方などをご説明します。また、おすすめのツールもご紹介しますので、参考にしてください。
そもそも社内wikiとは？
社内wikiとは、ウィキペディア（Wikipedia）の社内版と考えてください。多くの方がこれまでウィキペディアを利用した経験があると思います。Wikipediaはインターネット上の百科事典、辞書とも言える存在です。
同様に社内wikiは社内情報の百科事典のように活用します。全て従業員が幅広い情報や知識を社内wikiに書き込むことで、データが蓄積されて検索や閲覧できる量が増えます。一度書き込んだ内容であっても編集ができますので、常に最新の状態が保てます。
社内wikiでは、業務マニュアル・ノウハウ、会議やミーティングの議事録、各種雛形などをストックしていきます。つまり、再利用性が高い情報（ストック情報）を蓄積するのです。
社内wikiが必要になった背景
社内wikiは多くの企業で活用していますが、導入が進んでいる背景は何なのでしょうか。その理由を一言で言うと、企業の成長を維持するためのものでしょう。
近年、さまざまな業種においてコスト競争が激化したり人材不足が起きたりして、経営環境を維持するには市場の変化のスピードへの対応力や知識・ナレッジの明文化による経験則などの活用が求められています。
社内情報を一元化できる社内wikiを導入することで、情報の分散化の防止、教育コストの削減、ナレッジの継承などが可能になるため、導入する企業は増えているのです。
社内wikiのメリット
ここからは社内wikiのメリットをご説明します。社内wikiを導入することで、以下のメリットが生まれます。
・情報を一元管理できる
・業務効率化
・情報共有による業務の質の向上
・人材教育、業務の引き継ぎのコスト削減
社内wikiの大きなメリットは、社内情報を一元管理できることでしょう。情報を1箇所に蓄積して管理することで、共有もスムーズになります。
また、情報共有が容易にできるようになると、情報の属人化を防ぐことにつながり、業務の質も向上するでしょう。もちろん、情報の一元管理は業務効率化にも好影響です。
社内wikiはあらゆる社内情報が集約されていることから、研修などもスムーズに行えます。研修後も社内wikiを活用することで、自ら学べる土壌も整えられており、育成コストの削減につながるわけです。
社内wikiで失敗する原因
社内wikiは使い方次第でさまざまなメリットや効果を得ることができます。しかし、ツールやシステムを導入すれば、効果を得られるわけではありません。大前提として、社内wikiを導入する目的や現状の課題を明確にする必要があります。
導入目的がないままにツールをしようしても効果が得にくいからです。また、導入後の運用方法も決める必要があるでしょう。運用方法が定まっていないと、社内wikiの利用者が少ないなどの理由から十分な効果が得にくいです。
情報やナレッジを蓄積するルール、利用ルールなどを共有することも社内wikiで効果を得るポイントです。
社内wikiの選び方
社内wikiツールは豊富に展開されていますが、選び方も重要です。必要な機能や使い勝手はツールにより異なるからです。また、前述のとおり、導入目的によっても選ぶ視点が変わってきます。
・必要な機能があるか
・情報の蓄積・検索がしやすいか
・ツールやシステム関係の操作が苦手な人も使えるか
・セキュリティ対策が十分になされているか
・マルチデバイス対応なのか
・料金が予算内で収まるか、適正であるか
以上を軸に社内wikiツールを選んでみてください。なお、社内wikiはチャットツールなどで代用せずに専用ツールの導入をおすすめします。他のツールで代用すると使い勝手やサポート面でのメリットが生まれにくいからです。
社内wikiツールおすすめ3選
ここではおすすめの社内wikiツールをご紹介します。
Notion
Notionは、社内wikiのみならずタスク機能やデータベース機能など豊富な機能を備えたツールです。GoogleドライブやTwitterなどの数百種類以上のアプリを埋め込むことも可能であり、ブロジェクトのハブとしても活用できるでしょう。
Flouu
Flouuは、リアルタイムチャット機能やファイルの同時編集機能などチームの情報共有やコミュニケーションに強みがあるツールです。検索機能も豊富であり、全文検索やラベルによるドキュメントの管理も可能です。
SlackやChatWorkとの連携もできるため、タイムライン上では共有しにくい情報をflouuに送って閲覧や検索するなど使い方のバリエーションが広がります。
esa
esaは、「最初から完璧なものなんてない。Esaは情報の一生を見守りたい」をコンセプトにしています。あえてと途中までドキュメントを作成して公開することにより、アウトプットのハードルを下げます。
そして、複数名でドキュメントを更新していき、クオリティを向上させていきます。SlackやChatWorkなどとの連携など、機能性も豊富です。
社内wikiツールを活用しよう
社内wikiは、情報の一元管理などが特徴であり、活用することでさまざまな効果があります。コスト削減や業務効率化などを目指したい企業は導入を検討してみましょう。
本記事ではツールの選び方やおすすめのツールもご紹介しました。導入の際の参考にしてください。
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