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「人材不足を何とかしたい」「固定費を削減したい」などとお悩みではないでしょうか。そこで検討したいのがBPOです。今回はBPOの概要やメリット、デメリット、業者選びのコツまで解説します。
自社の課題を解決したい場合は、ぜひご覧ください。
BPOとは
BPOとは「ビジネスプロセスアウトソーシング」の略称です。総務や人事などノンコア業務や自社にリソースが足りない業務などを外部に委託することです。BPOを提供する企業は多岐にわたり、得意分野や専門分野があります。
アウトソーシングとの違い
一般的なアウトソーシングとBPOには違いがあります。アウトソーシングは、企業が業務を遂行するにあたり必要なリソースを外部から調達することです。
BPOは単なるリソースの調達にとどまらず、企業活動に欠かせない業務プロセスの一部もしくは全部を一括して専門業者に任せます。
BPOの対象業務
BPOの対象業務は主に下記の4部門です。それぞれの内容をご紹介します。
総務
総務部門では受付業務や備品管理、文書管理などのオフィス管理業務がBPOの対象です。多くのBPO業者が対応しているため、依頼しやすいでしょう。オフィスのレイアウト変更や移転、社内インフラの整備などに対応しているBPO業者も存在します。
経理
経理部門では経理に関するデータの入出力や取引先への請求業務、支払い業務、予算管理、決算業務などがBPOの対象範囲です。経理部門のほぼすべての業務が対象となると考えていいでしょう。特に決算期などの繁忙期にBPOを取り入れると、従業員の負担軽減につながります。
人事
人事部門では労務管理などの内部向け業務と採用などの外部向け業務の両方がBPOの対象です。従業員の給与計算、年末調整などに加えてマイナンバー管理など、法改正によって必要な業務が増えたことでBPO業者に依頼するケースが増えています。
マーケティング
マーケティング部門では市場調査から施策立案・実行までの幅広い業務がBPOの対象です。マーケティングに強みがあるBPO業者であれば、より的確な解決方法を示してくれます。また、マーケティングに必要なツールを導入した際は、その運用面のサポートを受けることが可能です。
BPOのメリット
BPOのメリットとして、下記の3点を解説します。
コスト削減につながる
社内のノンコア業務にかけていた人件費は固定費ですが、BPOに置き換えると変動費として考えられます。固定費であれば繁忙期も閑散期も支出額が変わらず、企業の利益を圧迫する可能性があります。しかし、変動費で対応できれば、最終的なコスト削減につながります。
リソースを補填できる
コスト削減が見込まれる要素として、BPOによってリソースが補填できることがあげられます。近年、多くの企業が人材不足を課題としていますので、ノンコア業務を外部委託しコア業務に注力することが有効です。
社外ノウハウが活用できる
BPO業者に委託することで社外のさまざまなノウハウを活用できます。自社にノウハウがない業務をイチから始めるとなれば、多くの労力やコストがかかるでしょう。その部分をBPO業者に委託することで、専門的かつ効果が出やすい施策につながります。
BPOのデメリット
BPOのデメリットとして下記の3点を解説します。
準備期間とコストが必要である
BPO業者に委託する際は、準備期間や移行コストが発生します。これまで社内で担当していた業務を引き継いでもらうことから、短期間で移行ができないことがあります。できるだけ短期間で移行するには、綿密な打ち合わせや実務担当者の協力的な姿勢が求められます。
組織変更を頻繁に行う企業には不向きである
BPO業者に委託した後は、委託期間中に業務内容を変更することに難しさがあります。そのため、組織変更や業務内容の変更を頻繁に行う企業にはBPOの導入が向きません。
セキュリティリスクの対策が必要である
BPOは特性上、業者にさまざまな情報を渡します。その情報が外部流出してしまうと、自社の信用問題になります。セキュリティ基準についても確認してBPO業者に依頼する必要があります。
BPOの事業者を選ぶポイント
BPO業者を選ぶ際は、下記のポイントをもとに比較してください。
良いパートナーになれるか
BPO業者に業務を委託するとはいえ、共に同じ目標に向かっていくことが大事です。両者に認識の違いがあれば、目標を達成できないからです。BPO業者は対応業務や過去の実績などを公開しています。ひとつずつ丁寧に確認をして、良きパートナーになりうる業者を見極めてください。
適正なコストであるか
BPO業者への委託料金が単に安ければいいというわけではありません。自社が求める業務の品質を保ち、リスクへの対応を含めた費用になっているかを比較してください。見積書では内訳に根拠があるかを重視して確認しましょう。
セキュリティ基準を満たしているか
自社の情報が漏洩しないように、BPO業者には一定のセキュリティ水準を設けましょう。例えば、個人情報を適切に取り扱っていることを示すプライバシーマーク、情報セキュリティマネジメントシステム規格であるISOなどの取得がなされているか、確認しましょう。
担当できる業務範囲はどこまでか
BPO業者が業務のどこまで担当できるかも確認してください。全般的に任せられるのか、一部しか対応できないのかで依頼内容が異なるからです。自社の希望と照らし合わせながら確認しましょう。
BPOに取り組もう
さまざまな企業の課題を解決するのがBPOです。依頼できるBPO業者は多岐にわたるので、自社のニーズにマッチする業者を選んでください。そして、効率的に自社の事業を運営していきましょう。
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