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さまざまなサービスがクラウド化していますが、FAXもクラウド化されているのをご存じでしょうか。クラウドFAXといわれても、どのようなサービスであるかイメージしにくい方もいるでしょう。
そこで、この記事ではクラウドFAXについてご説明します。導入後のメリットや、利用するサービスの選び方、具体的なサービスをご紹介します。クラウド化を進めたい場合は、ぜひ参考にしてください。
クラウドFAXとは？
はじめに、クラウドFAXについてご説明します。クラウドFAXとは、インターネット環境を利用してFAXを送信するサービスです。送受信されるデータがクラウド上に保存されるため、電話回線がない場合であっても利用できます。
インターネット環境さえあれば送受信ができるため、スマートフォンやタブレットから送受信も可能です。つまり、クラウドFAXとは、FAX機器を持っていない場合でも利用できるサービスです。
簡単にクラウドFAXの仕組みを説明すると、書類等をPDFに変換して送信します。ですからモバイル端末での送受信や閲覧が可能なわけです。
クラウドFAXのメリット
ここでは、クラウドFAXのメリットをご紹介します。
業務効率の向上
クラウドFAXを活用すると業務効率の向上が可能です。従来のFAXでは用紙をセットしたり機器の前まで向かったりする必要がありました。しかし、クラウドFAXは、パソコンやモバイル端末で送受信ができるため、手間が省けます。
特に出先からでも送受信ができる点を考えると、大幅な業務効率の向上が可能です。これまでならば、出先にいると社内のスタッフに代わりに送信してもらう必要がありましたが、その必要もなくなるわけです。
ペーパーレスの推進
クラウドFAXは用紙を使いませんので、ペーパーレスを進めることができます。また、機器代金やインク代金も不要であり、コスト削減につながります。
それからクラウドFAXならば、データをクラウド上に一定期間、保存することが可能です。
紙のFAXと異なり、保管場所に困ることもないでしょう。
在宅勤務の実現
クラウドFAXならば、インターネット環境さえあれば利用できるため在宅勤務にも対応可能です。FAXを利用することが多い場合であっても、問題なく在宅勤務ができます。
クラウドFAXの注意点
クラウドFAXを利用するにあたり、以下の注意点を覚えておきましょう。
・インターネット環境がないと使えない
・メールで受信する場合は見落としがある
・PDFなどの画像データにする必要がある
前提としてインターネット環境がないとクラウドFAXが使えません。特に出先から送信する場合は、通信環境に注意が必要です。また、クラウドFAXはメールなどでの送受信となります。
そのため、受信に気づかないケースも考えられます。ファイルを送信する際は画像データにするため、手間がかかる場合もあります。
クラウドFAXを選ぶポイント
以下でクラウドFAXを選ぶポイントをご紹介します。
料金を比較する
一番気になるのは料金ではないでしょうか。クラウドFAXを導入する際は、初期費用や月額料金がかかります。サービスのよっては1枚当たりの従量課金になるケースもあります。よって、現状でどれくらいの枚数を利用しているのかを振り返って、料金プランを比較してみてください。
また、市内の送受信が多い場合は、従来のFAXのほうが安いケースがあります。
機能の確認
料金と同様でしっかりと検討したいのが機能面です。サービスにより送信のみ、もしくは受信のみとなっていることがあります。それから、受信の際にほかのメールと一緒にならないような機能があるかも、必要に応じて検討してください。
対応デバイスの確認
クラウドFAXは基本的にパソコンに対応しています。しかし、すべてのサービスがモバイル端末に対応しているわけではありません。モバイル端末で利用したい場合は、対応デバイスをしっかりと確認してみてください。
現在のファックス番号が使えるか
既存のFAX番号を変更すると取引先などに告知する手間が発生します。そのようなケースを見越してFAX番号を変更したくないならば、変更せずとも利用できるサービスを検討しましょう。
一部導入から使えるか
社内一斉にクラウドFAXに切り替えが必要になると、費用対効果が悪い可能性があります。これはFAXの利用頻度が低い部署もクラウドFAXに切り替えると費用がかさむということです。ですから、社内全体ではなく一部分の導入も可能なサービスであるかも検討しましょう。
クラウドFAXサービス3選
最後に3つのクラウドFAXサービスをご紹介します。
TransFAX
TransFAXは、株式会社トランザクトが提供するサービスです。送信もしくは受信の2つのサービスに分かれており、目的に応じて選ぶことができます。また、帳票ソフトや他社ソフトなど豊富なサービスとの連携も可能です。
BizFAXスマートキャスト
BizFAXスマートキャストは、エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズが提供するサービスです。提供開始から歴史が長いため信頼感が高いです。大量のデータの送受信が可能であり、24時間365日のサポート体制に安心感があります。
eFAX
eFAXは、j2 Global Japan有限会社が提供するサービスです。全都道府県の番号をカバーしており、全国共通の050の販売も手がけます。オンラインで申し込みが完結するため、すぐにサービスを利用できます。また、メールのほかモバイル端末での送受信が可能です。
クラウドFAXを導入してみよう
クラウドFAXは、インターネット環境があると利用できるサービスです。従来のFAXとはことなり、業務効率化やペーパーレスを実現します。ただし、提供されているサービスは多岐にわかりますので、料金や機能などを中心に検討してみましょう。
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