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さまざまなものが電子化の流れに乗っており、電子契約も注目されています。政府が脱ハンコを掲げることもあり、今後は電子契約が主流になると考えられます。
そこで、この記事では電子契約の概要や紙の契約書との違いをはじめ、電子契約のメリットやデメリットをご説明します。また、おすすめの電子契約サービスも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
そもそも電子契約とは何か？
はじめに、電子契約の基本知識をご説明します。電子契約は契約内容の電子データ（PDF）に電子署名とタイムスタンプをつけることで、紙の契約書と同じ証拠能力がある契約締結の方法です。
電子契約をすることで、契約書の作成から締結の一連の流れをWEB上で行えるようになります。
紙媒体の契約書との違い
電子契約と紙媒体の契約書には大きな違いはありません。契約書がWEB上やクラウドに保存されるか、紙としてファイリングされるか、その程度の違いになります。従来の書面による契約では、署名と捺印により証拠能力を保っています。
電子契約では前述したように、電子署名と消印にあたるタイムスタンプをつけることで同じ効力を発揮しています。このように、両者には大きく違うところはないわけです。
電子契約のメリット
ここからは、電子契約のメリットをご説明します。電子契約には以下の5つのメリットがあります。
コストの削減
電子契約の大きなメリットといえるのが、コストの削減です。電子契約を導入することで、紙代、インク代、製本代、郵送代、人件費、保管費用、収入印紙代などが削減できます。
どれも企業にとって削減したいコストですが、収入印紙代の削減は大きなものです。たとえば、工事請負の契約では金額により2,000円分の収入印紙が必要です。業務委託契約は金額に関係なく、4,000円分の収入印紙を貼ることになっています。
企業にとって数千円の費用は小さなものであっても、何回も契約書の取り交わしをすれば莫大なコストになります。こういったコストの削減も電子契約ならば可能です。
業務効率化
電子契約を導入することで業務効率化が図れます。これは契約に関する業務をすべてWEB上で行えるからです。草案作成、契約者間での確認、契約書作成、署名、保管といった全般的な業務がWEB上で行えます。
保管場所が不要
紙媒体の契約書は書類が溜まるとロッカーや倉庫などに収まらないこともあります。しかし、電子契約であれば保管場所を気にすることがなく、整理も不要です。
検索や閲覧が簡単
既存の電子契約書はデータ化してクラウド上やサーバーに保管しておけば、過去のデータを簡単に検索や閲覧が可能です。書面の契約書は膨大に溜まってくると、該当書類がどこにあるか探すことにも一苦労でしょう。電子契約ならば、その心配がありません。
コンプライアンスに有効
電子契約では電子署名があることで契約書の改ざんができません。もちろん、データの紛失の心配もないわけであり、コンプライアンスには有効なものです。契約書のコンプライアンス強化は企業のコンプライアンスの強化にもつながります。
電子契約のデメリット
電子契約を導入するときは、以下のデメリットを覚えておきましょう。
取引先との関係
契約は両者が合意して行うものであり、電子契約では自社だけではなく相手にもシステムを導入してもらう必要があります。相手型が電子契約に理解を示してくれれば良いわけですが、そう上手く以下ないケースも考えられるでしょう。
電子契約を導入する企業は増えており、この心配は少なくなると思います。しかし、書面での契約を望む企業には柔軟な対応をする必要があります。
サイバー攻撃の危険性
電子契約のデータを保管するサーバーなどがサイバー攻撃に遭うと、データの流出やサイト機能の停止といった問題が発生します。WEBを活用するからにはサイバー攻撃のリスクがゼロにはなりません。
ですから、サービスの導入時は高いセキュリティ対策を敷いているものを選びましょう。
書面での契約が義務になっている場合
電子契約は普及してきていますが、一部の業種では書面による契約が義務付けられています。たとえば、訪問販売や電話勧誘販売、定期借地契約などは電子化ができません。そのような契約書を取り交わすときは、従来のように書面でのやりとりが必要です。
すべての契約書を電子化できるわけではないということです。
電子契約サービス・おすすめ3選
最後に電子契約でおすすめの3つのサービスをご紹介します。
クラウドサイン
「クラウドサイン」はCMでの宣伝も行っており、知名度の高いサービスです。弁護士ドットコム株式会社が運営しているということもあって、信頼度も抜群です。その証拠に大手企業の導入実績も豊富です。
クラウドサインの特徴は、メール承認による契約締結になります。簡単な手続きで契約が締結できるため、業務効率化に向いています。ただし、契約書の送信がPDF形式に限られており、送信料金が1回につき200円と他社よりも割高です。
NINJA SIGN
「NINJA SIGN」はGoogleドキュメントを使用してテンプレートの編集ができる機能が備わっています。たとえば、契約書の内容で変更や訂正をした箇所は、その変更履歴がわかるようになっており、ワードなどの一般的なドキュメントソフトではできない機能があります。
また、ほかの電子契約サービスでは書類を送信するごとに料金が発生しますが、NINJA SIGNでは送信料が無料です。多くの契約書を発行する場合であれば適するツールでしょう。
電子印鑑GMOサイン
「電子印鑑GMOサイン」は、ITインフラを支えるGMOが提供しているツールです。インターネット基盤を長年に渡り支えてきた企業であり、ツールの提供にあたり弁護士が監修している点も安心材料でしょう。
トップレベルともいわれるセキュリティのもとで安全に運用できることも強みです。なお、このツールはお試し期間があり、無料でツールを体験することができます。
電子契約を導入しよう
電子契約は今後、当たり前になる契約締結の方法です。なかには書面での契約しかできない場合もありますが、多くの企業が電子契約を導入しています。この記事を参考にして、電子契約を導入してみてください。
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