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業務効率化を目指すことは、企業にとって重要事項と言えます。そこで検討したいのが、業務効率化ツールです。今回は2023年最新の業務効率化ツールを紹介します。導入メリットや選び方も解説するので、ぜひ参考にしてください。
業務効率化ツールを導入するメリット
まずは業務効率化ツールを導入するメリットを確認しましょう。主なメリットとして2つの内容を解説します。
生産性の向上
業務効率化ツールの導入により、生産性の向上が可能です。業務効率化ツールと一言で表現しても、幅広い種類があります。さまざまな種類のツールを活用することで、コミュニケーションや情報共有などが円滑に行えて、生産性の向上につながるのです。
業務効率化ツールの導入は、作業のスピードを速めて人力ではミスが生じやすい作業もその可能性を低くします。また、業務効率化ツールは外部連携も可能であり、場合によって作業を自動化することも可能です。さまざまな面から生産性の向上を図れます。
コスト削減
業務効率化ツールの導入でコスト削減も可能です。例えば、これまで書類をファイリングして書庫に保管していたものを、PDFにしてクラウドサービスに保存するだけで用紙やファイル、書庫のコストを削減できます。
また、書類の管理は何かと手間がかかり、人件費などさまざまなコストも発生します。そのようなコストも一貫して削減でき、自社の財務状況の改善をすることが可能です。
2023年最新の業務効率化ツールの選び方
ここからは最新の業務効率化ツールの選び方を解説します。次の3つの内容に着目してツールを選びましょう。
現状の業務課題を見つける
まずは現状の業務課題を見つけましょう。どの業務が作業効率を低下させているのか、従業員が働きにくさを感じている部分は何かなどを俯瞰してみましょう。現状の課題が明らかになると、どの業務効率化ツールを導入すれば良いかわかってきます。
一方で現状の業務課題を洗い出さずにツールを導入すると「ツールの導入」が目的となり、課題を改善できない可能性が高いです。現状の業務課題を見つけることは、ツール選びの第一歩目と言えます。
ツールの使いやすさを比較する
現状の業務課題を洗い出したら、課題を解決できるツールを比較してください。例えば、コミュニケーションの活性化を目的に、チャットツールの導入を検討しているとします。
チャットツールは幅広く展開されているため、そのなかから自社の従業員が使いやすいモデルを選ぶ必要があります。よって「こんな機能があると便利」など、具体的に必要な機能をあらかじめ決めることが大事です。
自社のニーズを満たせそうなツールをいくつか選んで、使いやすさを比較してみましょう。
ツールの導入のしやすさを比較する
最後はツールの導入のしやすさを比較してください。使いやすさにも影響してきますが、自社ですでに導入しているツールとの連携ができるかどうかがポイントです。既存のツールと連携できないと、導入するツールが独立してしまい、かえって使いにくさを感じます。
そのため、既存のツールとの連携ができるかを確認したうえで、そのなかから使いやすいツールを選んでください。
業務効率化ツールの主な種類
業務効率化ツールにはさまざまな種類があり、目的に応じて選ぶことが大事です。主なツールの種類を４つご紹介します。
ビジネスチャット
ビジネスチャットツールは、すでに多くの企業が導入しているでしょう。ビジネスチャットツールは、メールよりも利便性が高く情報の共有がしやすいです。使いやすさから従業員同士のコミュニケーションの活性化にもつながります。
メモツール
メモツールは、文字通りメモができるツールです。スマホやパソコンなどで気軽にメモ帳のように活用できます。単にメモができるだけではなく、カレンダーアプリと同期できる場合は、スケジュール帳としても使えます。
テキストだけではなく画像や動画、音声によるメモも可能で、気になることをすぐに保存できます。
RPA
RPAは「Robotic Process Automation」の略称であり、AIやルールエンジンを活用して人間が行ってきた作業を代わりに実行できるシステムです。設定した内容で作業を行なってくれることから、提携業務をRPAに置き換えることが可能です。勤怠管理、経費生産、日報作成などをRPAに任せられます。
PDF編集ツール
PDF編集ツールは、PDFファイルの管理や共有、編集に加えてWordやExcelなどをPDFに変換することも可能です。PDFファイルの暗号化も可能で、データのやり取りの際も一定のセキュリティが確保できます。
2023年最新のおすすめ業務効率化ツール5選
最新のおすすめ業務効率化ツールとして、５つのツールをご紹介します。
Google Workspace
Google Workspaceを導入すると、Google社が提供しているサービスを総合的に使えます。G mailやGoogleドライブ、Google Meetなどの幅広く利用できます。１ユーザーあたりの費用を抑えることも可能であり、総合的な業務効率化を目指す場合はおすすめです。
NoteLedge
NoteLedgeは、メモを1ヶ所に整理できるデジタルノートです。ふとしたときのアイデアを忘れずにメモできます。テキスト入力のほか、手書きや写真、位置情報なども記録できます。
Box
Boxは容量無制限、かつセキュリティが強固なクラウドファイルストレージです。膨大な書類でも問題なく保管できます。初期費用20万円、月額利用料1,800円(１ユーザー)から導入することが可能です。
Hubspot
Hubspotは非エンジニアでも使いこなせるマーケティング・オートメーションツールです。ランディングページの作成やフォーム作成、Eメールマーケティングなどに活かせるツールとなります。WEB施策の定量評価や顧客WEB行動の見える化を目指すときはおすすめです。
Salesforce
Salesforceは顧客管理と案件管理を一元化できるツールです。世界で多くの導入事例があり、さまざまな企業から評価を受けています。問い合わせ管理や契約管理、承認とワークフローなど、幅広い機能を使えます。
2023年最新の業務効率化ツールを活用しよう
2023年も業務効率化ツールへの関心は高いです。今回はツールの選び方やおすすめの製品などを解説しました。まずは自社の業務課題を洗い出して、適するツールを比較してみましょう。
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