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どの企業もプロジェクト管理や日々の業務管理において、さまざまなツールを活用しているでしょう。ここで自社において、どのようなルールやシステムを使っているか、振り返ってみてください。
費用面などからExcelといった比較的リーズナブルなツールを使っていないでしょうか。もちろん、それが悪いことではありませんが、より効率的な運用をするならばツールの利用がおすすめです。
そこで活躍するのがWBSツールになります。業務効率化を目指しているならば、ぜひ記事内容を参考にしてみてください。
WBSツールとは？
WBSツールとは、プロジェクトの進行に遅延がなく円滑に進むことを目的としてつくられたツールです。
また、WBSとは、「Work（作業）」「Breakdown（分解）」「Structure（構成）」の頭文字をとった略称です。英単語からもわかるように、作業を分解して構造化することを示します。
WBSツールには、Excelのほかプロジェクト管理ツールが含まれます。具体的なツールに関しては後述しますので、参考にしましょう。
WBSツールを使うメリット
WBSツールを使うことにより、さまざまなメリットが生まれます。
・プロジェクトに必要な作業がわかる
・作業の進捗がわかりやすくなる
・作業効率や生産性の向上
以上がWBSツールを活用する主なメリットです。
WBSツールを使うことで、小さなタスクに関しても担当者や作業内容などが管理できます。これは作業する個人個人にとってのメリットだけではなく、プロジェクトリーダーにとっても大きなメリットです。
ツールを使って管理することで、1つに情報が集約化されるためプロジェクトリーダーの管理が減るわけです。
その情報内には作業の進捗がガンチャートでわかりやすく表示することも可能です。作業の進捗を一元化されると、担当者とプロジェクトリーダーが把握しやすくなり、急な事態にも対応しやすくなるでしょう。
そのようなことをふまえると、WBSツールを使うことで作業効率や生産性の向上を実現します。
WBSツールの選び方
ここからは、WBSツールの選び方をご説明します。WBSツールを選ぶときは、以下の3点に着目してみてください。
目的
WBSツールを選ぶ際に重要なことは、ツール導入する際の目的を明確にすることです。なぜ、ツールを活用したいのか、何を解決したいのか、しっかりと検討してみてください。
その目的に応じて、ツールの強みを把握した選定が重要です。また、機能がどこまで必要なのか、どんな機能が欲しいのかも洗いだしておくとツール選びがスムーズに進むでしょう。
使いやすさ
WBSツールは幅広く提供されており、使いやすさがそれぞれで異なります。たとえば、ITスキルが高い人向けのツールを導入してしまうと、使いこなせないスタッフがでてくる可能性があります。
そうなると、操作を覚えるまで時間がかかり、業務が非効率になることもあるでしょう。ですから、できるだけ使いやすいツールを選ぶことがポイントです。操作が難しいツールを選ぶならば、事前に研修会などを開いてスムーズに使えるようにしてみましょう。
料金
WBSツールは料金体系も幅広いです。無料で使えるものから定額制、人数を追加するごとに高くなるなど、多岐にわたります。
カスタマイズが可能であれば、より自社に合ったツールとなるでしょう。しかし、その際に予算オーバーしてしまう可能性があります。追加機能をとその料金を検討してからツールを選ぶことも大事です。
はじめてWBSツールを導入するのであれば、無料ツールや有料ツールの無料期間をうまく活用して使い勝手を確かめてみましょう。そのうえで、有料版を導入してみてください。
おすすめのWBSツール
最後におすすめのWBSツールをご紹介します。
Backlog
Backlogはコンセプトを「言った言わないがなくなる」としています。このコンセプトにマッチするように、初心者でも使いやすく慣れるまで時間がかかりません。ガンチャートをはじめ、豊富なキャラクター、いいね機能などメンバーでコラボできるような要素が詰まっています。
Brabio
Brabioはガンチャートを直感的につくれる点が特徴です。初心者でも簡単につくれるため、操作に不安があるスタッフでも大丈夫でしょう。また、利用者が5人までであれば無料で利用できます。小規模な事務所、小さなプロジェクトであれば利用してみましょう。
Redmine
Redmineは無料で利用ができるオープンソースのツールです。自社の希望に合わせて自由にカスタマイズして使うことができます。その分、サポート体制はありませんが、利用者が増えても無料で利用できます。社内に技術者がいるのであれば、導入してみましょう。
Asana
Asanaは操作性に優れたツールです。ルーティン業務のように繰り返す作業であれば、自動化を利用することが可能です。自動化機能を利用することで、新たな作業内容を加えるなど作業時間が有意義に使えるでしょう。
クラウドログ
クラウドログは機能性に優れています。プロジェクトの工程管理だけではなく、損益まで自動でだしてくれます。リアルタイムで損益を確認することで、売上げやコスト管理がしやすくなります。Googleカレンダーなど外部連携も可能であり、使い勝手委がいいでしょう。
WBSツールを使って業務効率化
WBSツールはプロジェクトの作業工程を管理しやすくするツールです。Excelよりも機能面に優れており、自社に合わせたツールの導入が可能になります。
ツールを選ぶときは、導入目的をしっかりと決めて、使いやすさや料金にも着目しましょう。本記事では、おすすめのWBSツールをご紹介しましたので、ぜひ参考にしてください。
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