ナレッジマネジメントとは？システム導入や考え方を解説！

ナレッジマネジメントという用語を聞いたことがあるでしょうか。ナレッジマネジメントは、企業に積み上がった経験や知識を会社が利用していくことです。当たり前に行っていることに聞こえますが、その手法によって得られる効果が異なります。

本記事ではツールを使ったナレッジマネジメントについてご説明します。ナレッジマネジメントにこれから取り組む場合ややり方を見直したいときは、ぜひ参考にしてください。

ナレッジマネジメントとは？

ナレッジマネジメントは、社員が得た知識や経験を社内に蓄積していき、さまざまな業務に活かすことです。それまで社員自身しか知らなかったノウハウを、データ化などにより形式知にしていくことがポイントになります。

企業にはナレッジマネジメントが必要です。これまでならば先輩が後輩に自分が身につけたノウハウを伝えて、後輩が自分のものにいていくのが主流でした。

しかし、その手法では知識やスキルを習得するまでに時間がかかります。また、終身雇用の崩壊により社員が身につけた知識を社内に残すことが難しくなりました。

そこでナレッジマネジメントにより、各個人のノウハウを蓄積して共有していくようになったわけです。ナレッジマネジメントをすることで、長い期間にわたり自社の強みを活かせるようになっています。

各種ツールやシステムが発達していることを考えると、ナレッジマネジメントはツールを使うことが有効です。ツールやシステムを活用したナレッジマネジメントの方法をご紹介します。

オンラインストレージは、インターネット上にあるデータの保管場所です。ドキュメントや画像などを自由に保管できます。インターネットに接続できれば、PCに限らずスマートフォンやタブレット端末でもアクセスすることが可能です。

また、場所を問わずアクセスできる点も魅力です。社内で共有したい資料があれば、オンラインストレージを活用してもいいでしょう。

グループウェアは、チームや部署のメンバーで情報の管理や共有ができるツールです。チャット、ワークフロー、業務の進捗などの確認もできます。

グループウェアはチームや社内全体で業務改善を目的にした情報共有をして、円滑なコミュニケーションを図りたいときに重宝します。

営業支援システムや顧客管理システムは、営業実績や顧客情報をデータベース化できます。それにより社内で顧客情報などを共有することができます。

共有した情報を施策や業務に落とし込むことで、これまで以上に顧客とのいい関係が築けるでしょう。

なレジマネジメントをツールで行うと以下のメリットがあります。

ナレッジマネジメントでツールを使うことで、トップ主導による知識の収集がスムーズになります。例えば、SNSやグループウェアを使って、社員が知識を収集しやすい環境を構築。部門ごとの勉強会を開いてナレッジマネジメントの概念を落とし込むと、重要性も伝わるでしょう。

そうすることで各社員がツールを積極的に使い、自分に必要な情報をスムーズに取得するようになります。

ナレッジマネジメントをツールで行うと、各システムとの連携ができたりサーバーの横断できたりします。これまでは社内に多くの情報が散乱していた場合であっても、ツールをうまく連携すれば、必要なデータがすぐわかるようになります。

そして、必要に応じてダウンロードしたり更新したりすることも簡単になり、社内に知識が蓄積されやすくなるでしょう。

繰り返しのようになりますが、ツールを使ったナレッジマネジメントは膨大な情報のなかから最適な情報を取り出しやすいです。とはいえ、適切なレコメンデーションを実施するには、膨大な情報を管理・活用できるシステムの構築がポイントになります。

システムづくりを自社でまかなえないならば、専門業者に外注してみましょう。

ツールを使ってナレッジマネジメントのシステムを構築すると、社内にいなくても情報を確認・共有ができます。場合によっては自宅でも確認することが可能です。これにより業務の効率化にも効果を発揮するでしょう。

しかし、データの外部漏洩を防ぐためにもセキュリティ体制の構築が必要です。ツールの選定においても、セキュリティ水準が高いものを選んでください。

ナレッジマネジメントの重要性から、システムメーカーもナレッジシステムの開発や提供を行っています。

例えば、日立産業制御ソリューションズでは、企業内情報共有根レッジシステム「Sky Document」を展開しています。

Sky Documentは各個人が蓄積する情報をデータベースに登録すると、他の社員が共有できる特徴があります。

情報を探すときは、ファイル名だけではなくファイルの中身も検索してくれるので、欲しい情報を素早く見つけることが可能です。また、データベースへの登録もファイルのドラッグ&ドロップで完了します。

このようなナレッジシステムを自社の希望に合わせて取り入れてみましょう。

ナレッジマネジメントは現代の企業において大事な施策です。各個人のノウハウを社内で共有することで、長期間にわたり自社の強みを活かした活動ができます。

また、ナレッジマネジメントはツールやシステムを使うとスムーズです。本記事を参考にして、ナレッジマネジメントをしてみてください。