ID管理はどうすればいい？意外と知らない安全な方法をご紹介

企業においてシステムやソフトウェアなどを活用していると、IDやパスワードの管理が不可欠です。本記事ではIDやパスワード管理について、重要性や設定、管理方法などをご説明します。

IDやパスワードの管理について悩んでいる場合は、ぜひ参考にしてください。

IDやパスワードの管理の重要性

多くの企業では社用のPCやスマホ、タブレット、クラウドサービス、各種システム関係などIDやパスワードが必要なツールを活用しています。

IDやパスワードの管理が適切になされていないと、外部に流出する恐れがあり、情報流出などのリスクが考えられます。情報が流出してしまえば、大きな不利益を被る可能性が高いです。

よって、企業におけるIDやパスワードの管理が重要になるわけです。

IDやパスワードの管理で初めに行いたいことは、設定の見直しです。名前や誕生日などの個人情報から推測できる内容にしないことや、英単語などの意味のある文字列をそのまま使わないことがあげられます。

推測しやすい文字や数字の並びにも注意したいところです。つながりや関連性のない、できるだけ長い文字や数字に設定することを意識してみてください。

とはいえ、長い文字列になると覚えるのが大変です。そこでポイントにあるのがパスワードの管理です。次章ではさまざまなパスワードの管理方法をご紹介します。

パスワードの管理方法は、大きく分けて以下の3通りです。それぞれの管理方法の特徴、メリット・デメリットをご説明します。

アナログ的な管理をするならば、紙にメモする方法があります。オフラインによる管理であるため、IDやパスワードがインターネットを通じて流出する心配がありません。不正アクセスで情報が漏洩するリスクも少ないです。

ノートやメモ帳、書式を作成してファイリングなどの方法ならば管理も簡単でしょう。管理費用がかからない点もメリットです。

一方で紙による管理では、ログインする際に毎回手動で入力する必要があります。入力の手間が避けられないわけです。また、紙は年月とともに劣化するため、定期的に書き直したり印刷したりする必要があります。

間違えて破棄したり盗難による流出したりするため、管理を厳重にする必要があります。

ファイルでの管理とは、PCにあるメモ帳やExcel、Wordなどを活用した方法です。紙に比べると、IDやパスワードを入力する際の手間がかからず、自社のルールでジャンルを分けるなど、管理しやすい点がメリットです。

しかし、ファイルで管理するにはPCやスマホなどが必要です。使いこなすスキルも一定程度必要でしょう。

また、パソコン内にファイルを保存しておくと、遠隔で情報を盗難される可能性が考えられます。流出防止のためにデータを暗号化するなどの手間がかかる点は覚えておきましょう。

IDやパスワードを管理するソフトやアプリなどを使う方法も有効です。なかには、一度ログインすると、他のサービスのIDやパスワードが認証されて、それぞれで入力する必要がないツールもあります。

管理するときは責任者がユーザーのアクセスをコントロールできるなど、不用意にIDやパスワードが流出することを防ぎます。

一方でシステムやツールの導入にはコストがかかり、予算を確保する必要があります。用意できる予算や使いたい機能などを比較してツールを選ぶことがポイントです。

ここでは、IDやパスワードを安全に管理するためのコツをご紹介します。

「長い文字列だから他と使いまわしても大丈夫だろう」と考える場合があります。しかし、サイバー攻撃では、パスワードを狙ったものがあります。万が一、パスワードが見破られると、他にも簡単にログインされてしまいます。パスワードの使いまわしは避けてください。

IDを変更できるケースは少ないですが、パスワードは変更できることが多いです。よく「セキュリティ対策のためにパスワードを定期的に更新したほうがいい」と聞きます。

しかしながら、定期的なパスワードの変更は不要と考えます。流出時や流出が疑われるときに変更しても十分です。頻繁にパスワードを変更すれば管理の負担が増えますので、無理に変える必要はありません。

パスワード管理のルールとして、社内PCに簡単にログインできないようにしてみてください。特にパスワードを管理しているPCは必ずパスワードを設定しておきましょう。

スクリーンセーバーの解除においてもパスワードの入力を求める設定も大事です。PCの利用者が少し離席した際でも、ロック状態にすることが望ましいでしょう。

IDやパスワードの管理は、紙とファイルを併用することも検討してみてください。これは管理ツールを導入しない場合に有効です。できるだけ費用をかけずに厳重な管理をしたいときにおすすめの方法となります。

ただし、紙とファイルの両方で管理するため、管理の負担が増えます。リソースが割けるかどうかも検討してください。

企業ではIDやパスワードの管理を厳重に行いたいところです。近年ではツールを使った管理も可能です。自社の予算や管理にかかわるリソースを振り返って、適切な管理方法を選んでください。