【東証一部企業も多数利用!】最先端のSNSマーケティングツール「Tofu Analytics」、「InstantWin」とは?

社内や取引先とのデータのやり取りをどのようにしているでしょうか。チャットやメールなど、さまざまな方法でデータを共有していると思います。

そのなかで、ファイル共有ソフトをご利用になったことがあるでしょうか。ファイル共有ソフトにはいろいろなメリットがあります。

そこで、この記事ではファイル共有ソフトについてご説明します。今後のデータのやり取りに活かしてください。

ファイル共有ソフト(サービス)とは

ファイル共有ソフトで普及しているのは、オンラインで利用できるサービスです。いわゆるオンラインストレージと呼ばれるものであり、インターネット上にファイルをアップロードして共有します。

オンライン上にファイルをアップロードした後は、ダウンロード用のURLを送信すれば相手がデータをダウンロードすることが可能です。URLを共有することで複数人のメンバーとファイルを共有することもできます。

ファイル共有ソフト(サービス)が必要な理由

ファイルの共有ならば、メール等でも可能です。それでもファイル共有ソフトを利用する意味は何でしょうか。

まずはセキュリティ面の強さがあげられます。特に業務に必要なデータであれば、外部に漏れないように管理することが大事です。

メール等ではセキュリティ面に不安がある場合であっても、オンラインストレージならば強固なセキュリティを採用している場合があります。

それから、ファイル共有ソフトは、データの共有がしやすいです。ファイルのアップロードはドラッグ&ドロップ、ダウンロードする際はURLにアクセスしてワンクリック。

非常に簡単な使い方ができるだけではなく、パソコンやスマートフォンなどデバイスを問わず活用することも可能です。

もうひとつ、ファイル共有ソフトの必要性をお伝えすると、データの紛失のしにくさがあります。オンラインストレージは、インターネット上にデータを置くことから、情報漏洩などのリスクがゼロではありません。

しかし、USBメモリなど物理的な媒体にデータを入れて共有すると、ヒューマンエラーなどにより紛失する可能性があります。ファイル共有ソフトを利用すれば、オンライン上にデータを置くだけですので、紛失する可能性も低いです。

以上の観点からファイル共有ソフトの必要性が高いといえます。

ファイル共有ソフト(サービス)でできること

ここからは、ファイル共有ソフトでできることを簡単にご紹介します。

複数人によるファイル編集

ファイル共有ソフトを使うと、複数人でファイル共有だけではなく編集も可能です。特に昨今は働き方改革や感染症拡大の観点からテレワークが増えています。

そういった働き方の多様化が進んだ場合であっても、複数人がオンラインストレージにアクセスしてファイルを閲覧したり編集したりできます。

データのバックアップ

ファイルをオンラインで保存しておけば、ファイル自体をバックアップとして利用することも可能です。全社的に必要なファイルであれば、オンラインで保存して、閲覧や編集を繰り返して長期的な保存ができます。

ファイルの権限設定

オンラインでファイルを保存しているときは、閲覧や編集の設定が可能です。また、ダウンロードする際のパスワードの発行ができる場合があります。

権限付与やパスワードの設定により、情報が外部に流出することを防ぎます。

おすすめのファイル共有ソフト(サービス)

最後におすすめのファイル共有ソフトをご紹介します。

Googleドライブ

Googleドライブは、Googleが提供するオンラインストレージです。Googleアカウントを開くと15GBまでは無料で使うことができます。有料版を利用した場合であっても、月々の利用料金が安いです。

法人向けや個人向けのようにわかれていませんので、簡単に導入することができます。ドキュメント、スプレッドシートなども無料で利用できますので、オフィス製品も同時に使ってみてください。

Googleドライブはこちら

Dropbox

Dropboxは世界的にユーザーが多いオンラインストレージです。複数のユーザーが異なるデバイスからアクセスしてファイルの共有ができます。直感的にファイルを保存したりダウンロードできたりする点も特徴です。

ただし、無料プランは2GBまでしか容量が与えられていません。法人向けプランは1人あたり1250円から利用可能です。

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OneDrive

OneDriveはマイクロソフトが提供するオンラインストレージです。使用感はGoogleドライブやDropboxと変わりませんが、有料プランではWordやExcelといったマイクロソフトのオフィス製品を利用することができます。

OneDriveはこちら

ファイル共有ソフト(サービス)を使ってみよう

ファイル共有ソフトは、主にオンラインストレージで利用することが多いです。オンラインストレージならば、ファイルをドラッグ&ドロップで保存して、アクセス権のあるユーザーが自由にダウンローができます。

複数人でファイルを共有したい場合や編集をしたいときは、ファイル共有ソフトを使うといいでしょう。オンラインストレージならば、比較的安く利用することができます。

ぜひ、ファイル共有ソフトを使ってみてください。

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