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現在のビジネスではさまざまなデータ分析が欠かせなくなっています。そのデータ分析はどのように行っているでしょうか。
Excelを使えば関数など基本的なものが備わっています。VBAを理解している場合であれば、さらに高度な分析も可能でしょう。しかしながら、Excelを使ったデータ分析には限界があります。
そこで注目されてきたが「BIツール」です。この記事ではBIツールについて解説しますので、導入に役立ててみてください。
BIツールとは？
BIツールは「Business Intelligence（ビジネスインテリジェンス）」のことです。BIツールを使うことで、企業に蓄積されている莫大な量のデータを分析して、一眼でわかるようになります。
昨今、情報の活用が日常的になっていますのでBIツールをビジネスに役立てようとする企業も増えています。社内システムで情報の管理や運用をしていても、データが分散してしまいがちです。
BIツールではそれらのデータを集約して可視化できるため、経営の意思決定に活用することも可能です。
BIツールの基本機能
一般的なBIツールには以下の基本機能が備わっています。
・分析レポート機能
・ダッシュボード
・KPI
・業務アラート
・アウトプット
分析レポート機能はBIツールの中心的な機能です。OLAP分析やデータマイニング、プランニングなどができて新ビジネスの展開や予算編成に効果を発揮します。
ダッシュボードには、分析レポートや業務アラートといったさまざまな機能を集約されており、管理や表示ができます。ツールの管理者（経営者）がダッシュボードをカスタマイズすると、必要な情報を必要なときに閲覧できる状態にすることも可能です。
それから、KPIは重要業績評価指標といい、目標に対する進捗管理もBIツールで行えます。目標達成に向けて、軌道修正をしたり続行したりする指標になるので有効なものです。
分析レポートやKPIなどで、閾値を設定してアラートする機能が業務アラートです。生産遅延の警告や未収の売掛金な件数のアナウンスも設定することが可能です。
最後のアウトプットでは分析したデータをさまざまな形式で表示することです。グラフや表、レポートでのアウトプットやそれらをユーザー同士による共有も行えます。また、PDFやExcel、CSVなどの形式でエクスポートも可能です。
以上のような基本機能がBIツールの仕組みとなります。
BIツールのメリットと注意点
前述のとおり、BIツールは基本機能により社内・社外から収集した多くのデータを活用し、意思決定を手助けしてくれるのが魅力です。刻々と変化するビジネスの状況を正確に把握して、その影に隠れているさまざまな原因や問題を深堀できるのもメリットでしょう。
可視化したデータにより各部署の現状把握が容易になり、問題の早期発見による迅速な対応ができるのは、BIツールの導入の効果によるものです。
しかしながら、BIツールの選び方次第で、効果を得られないこともあります。次のテーマで、BIツールの選び方について学んでいきましょう。
BIツールの選び方
BIツール選びで失敗しないためには、次の3つの項目に留意してください。
・BIツールの導入の目的（自社の問題は何か、何のために分析するか）
・分析に必要なデータは揃っているか
・データ同士の連携は可能であるか
BIツールの導入にあたり、「なぜツールを使うのか」を明確にしておきたいところです。単に莫大なデータが散乱しているから、BIツールで管理して可視化したいというレベルではツールを使っても効果が薄れるでしょう。
BIツールの本来の導入目的は「経営の意思決定を迅速化して、精度をあげること」です。それになぞって「各部署の売り上げデータを集約して可視化、問題点を見つめ直す」などの明確な目的が大事になります。
しかし、その目的が明確になっても、データが揃っていなければ分析ができません。BIツールの導入前に、実施したい分析に必要なデータの有無も確認すべきでしょう。
また、BIツールの特徴として「システムを横断したデータ分析」があります。データが揃っていても、それらのデータが連携できないと分析できませんので、データ同士の連携ができるかも大事です。
どのようなBIツールを選ぶべきか
BIツールには3つのタイプがあります。
・基幹系統合型
・特化型
・アウトプット専門型
現在、多く出回っているBIツールをみると「アウトプット専門型」で優れた製品が多くなっています。しかし、基本的にビジュアル化する前に分析力を軸として選定したほうがいいでしょう。まずはBI機能の特化型を選んでみてください。
なお特化型の製品であっても、複数の基幹系システムから集められるものもあります。データ抽出の自由度が高かったり操作性に優れていたりする製品も登場しています。
特化型の製品とはいえ、優秀なものが多いため不足なく使っていけるでしょう。
BIツールを導入してビッグデータ分析をしよう
現代は情報があふれており、Excelだけでは社内・社外の情報を集約して分析するのが難しくなってきました。BIツールであれば、幅広いシステムから横断的にデータを集めて分析することが可能です。
分析した結果をもとに経営の意思決定がスムーズに行えるのも魅力です。しかし、BIツールを選ぶときは、導入の目的をしっかりと考えてみてください。よく考えずにツールを導入しても失敗する可能性があります。
またBIツールには3つのタイプがありますが、まずは特化型で分析に軸を置いてみましょう。
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