【東証一部企業も多数利用!】最先端のSNSマーケティングツールとは?

Microsoft社が提供している、「Access(アクセス)」をご存じでしょうか。Windowsの環境下でしか利用できませんが、うまく使うことで業務の効率化が可能です。 この記事では「Access(アクセス)」について、初心者にもわかりやすく解説します。特に中小規模の企業は必見の内容となりますので、ぜひ、一読してください。

Access(アクセス)とは

Access(アクセス)とは、マイクロソフト社が提供する簡易的な開発ができるデータベースアプリケーションです。Accessの最大の特徴は、データベース+アプリであることです。 データベース、開発環境、実行環境がひとつにまとまっており、Accessには一般的なデータベースのテーブルなどの代わりになるクエリが存在します。さらに、フォームと呼ばれるボタンやテキストボックスの配置により、テーブル更新などができる入力画面の開発、実行が可能です。 ExcelやCVSファイルなどのインポート、エクスポート処理も簡単に行えるため、エンジニアでなくてもデータベースシステムの構築ができて、自社で開発や運用を行う中小企業も存在します。

Access(アクセス)でできること

ここからはAccessでできることを具体的にみていきます。Accessでは以下の4つのことができます。

集計を効率化する

基本的にAccessで行うことは、集計業務です。「誰がいつどの商品をどれだけ売り上げたか」などを知るときにAccessを使うと効果的です。 さらに効果的にAccessを活用したいときは、Excelと連携するといいでしょう。Accessのリンクテーブルを使ってデータを取り込んで、処理していきます。データのエクスポートもアクセスで行い、その後はExcelに貼り付けて表を作成する。 そのような連携をすると作業効率も効率化するでしょう。

大量のデータを扱うことができる

Accessならば大量のデータを扱うことも可能です。この特徴はAccessで最もわかりやすいものになります。10万件を超えるようなデータを扱っているようであれば、Accessを使うと作業時間の大幅な短縮につながります。 「集計表を素早く作って提示」「集計表の明細の保持と確認」「以前のデータとの比較や推移表の作成」「修正しやすいデータベースを使いたい」などの目的があればAccessは効果をもたらすでしょう。

複数人による作業が可能

Accessは複数人による作業が可能です。これは作業の可視化であり、業務の効率化にも有効といえます。 「Accessの作業はほかの人に任せて自分の業務をしたい」「トラブルの際の課題追跡がしたい」「要望が変わってもすぐに対応したい」「新人もすぐに戦力化したい」といった成果を望む場合もAccessは重宝します。

自動化もできる

Accessの上級編となりますが、自動化も取り組んでみてください。リンクテーブルからファイルを連携するときにバッチファイルとタスクスケジューラーで自動連買いが可能です。 また、Accessのマクロをタスクスケジューラーで自動的に実行することもできます。このような自動化によりデータの取得から集計、出力まで自動で行われます。

Excel(エクセル)との違い

データの集計や管理などであればExcelで行うことも可能です。Accessを活用する目的もデータの集計などですので、Excelとの違いがわかりにくいと思います。 しかし、Accessでできることがあれば、Excelでしかできないこともあります。たとえば、Accessにはテーブル(Excelでいうシート)以外にも、クエリやレポート、フォームなどのオブジェクトがあります。 Excelは1つのシートがあると、シート上で多くのことができます。一方のAccessはテーブルだけで完結することがなく、ほかのオブジェクトを併用してつくります。Accessは複数のオブジェクトを併用することで管理が分厚くなり、手間がかかるように思えます。 しかし、そのような手間がかかるのは確実な管理を行うためです。ですから、ExcelとAccessのどちらが優れているかを考えるのではなく、「データの管理がどのようになっているか」を重視したほうがいいでしょう。 ExcelでもAccessのような仕組みをつくれば、稼働に耐えられる可能性もあります。一方で複数のPCでも安定した利用や多くのシステムとのデータ連携を考えるならば、Accessを活用したほうがいいでしょう。 データ管理をするうえで、自社がAccessとExcelのいずれに適しているかを見極めてみてください。

Access(アクセス)の導入に向いている企業

Accessの導入に向いている企業は、中小企業や個人事業主です。Accessを使えば、小さな会社でもコツコツと取り組むことにより自社でデータベースをつくることができます。 データベースやシステムの作成を業者に依頼すると大きな予算がかかることがあります。予算の確保などが課題であれば、Accessを活用してデータベースを開発してみましょう。 ただし、システム開発にノウハウのない企業であれば、イチから自社の社員で構築していくのは困難です。まずは外部から開発に長けた人材を採用してアドバイスをもらうといいでしょう。 その人材からいろいろと吸収して、最終的には自社でシステム開発ができるようにしてみてください。とはいえ、システム開発は数日や数カ月で身につくものではありません。 1年単位でコツコツと努力できるのであれば、Accessを使った開発も可能でしょう。

Access(アクセス)を使って業務の効率化を図ろう

Accessはエンジニア経験のない人でもデータベースなどが開発できるものです。データベースを開発して運用していくと、作業効率の向上につながります。特に小規模な事業者であれば導入するメリットは多いです。作業効率化やデータベースの開発を考えているのであれば、Accessの活用を検討してみてください。

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