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1日24時間は誰もが平等です。そのためビジネスではいかに時間を効率的に使うかが大事です。時間を効率的に使うには、時間管理から着手する必要があります。
そこで導入したいのが時間管理ツールです。今回は時間管理ツールでおすすめの製品をご紹介します。選び方も解説しますので、ぜひご覧ください。
時間管理ツールとは
時間管理ツールや時間管理アプリは、作業の時間を記録したりグラフ化したりできます。作業時間を可視化することで、業務効率化やタスク管理を低コストで実現することが主な導入目的です。
時間管理ツールを使うメリット・デメリット
時間管理ツールのメリットとデメリットを解説します。メリットを活かしてデメリットに対策できるように、それぞれの内容を確認しましょう。
メリット
時間管理ツールを活用することで、次のメリットが生まれます。
- 生産性の向上
- 作業時間の可視化
- モチベーションの向上
時間管理の目的は期限や納期を守ることです。ビジネスシーンのほとんどで社内外の人々とかかわりを持ちます。場合によってはプロジェクトを同時に進める必要があり、時間管理が求められます。
時間管理ツールを導入すれば作業時間の可視化ができて、無駄な時間を減らすことも可能です。結果として、重要なタスクに充当できる時間が増えます。また作業時間の可視化によって成果が現れると、モチベーションの向上につながります。
デメリット
時間管理ツールのデメリットには、下記が挙げられます。
- 質より時間が優先される可能性がある
- 時間管理の手間が増える
時間管理ツールで自分の作業時間などが可視化されると、作業効率を追い求める可能性があります。結果として作業の質が低下する可能性が考えられます。いかに効率的に作業を行うかは大事ですが、質や精度が伴っているかも確認しながらツールを使ってください。
またツールを使うと、どうしてもツールの利用時間が発生します。起動や入力、分析などさまざまなタスクが発生するでしょう。特に設定や機能が複雑なツールは、使いこなすまでに時間がかかるため、できるだけ簡単に使える製品を選ぶ必要があります。
時間管理ツールの選び方
時間管理ツールを選ぶときは、次の4点を中心に検討しましょう。
目的を明確にする
まずはツールの利用目的を名確認しましょう。ビジネス用なのかプライベート用なのか、さらにビジネス用だとしても個人用やチーム用などがあります。ビジネス用であれば、プロジェクトやタスクの管理がしやすいツール、個人用であればカスタマイズ性を重視して選んでみましょう。
操作性を確認する
次は機能性を確認してください。操作が難しかったり画面構成が分かりにくかったりすると、使いこなせない可能性があるからです。また先述のとおりツールの管理や利用に手間がかかると逆効果な可能性もあるでしょう。
「UIが分かりやすい」「タイマーが使いやすい」など、使い勝手を重視して選んでください。
外部連携を確認する
時間管理ツールによっては外部ツールとの連携ができる場合があります。チャットツールやカレンダーアプリなどと連携できれば、より効果的な使い方が可能です。自社ですでに導入しているツールと連携できるか確認して、ツールを絞り込んでください。
無料版を使ってみる
ツールやアプリによっては、無料トライアルが利用できることがあります。あらかじめ使い勝手を確認できれば、導入後の運用が具体的にイメージできます。いくつかの候補に絞り込んだら、実際に使って導入するツールを選びましょう。
おすすめの時間管理ツール
おすすめの時間管理ツールを厳選して5つ紹介します。
VoicePing
VoicePingは、バーチャルオフィスです。テレワークなどでも勤怠管理や時間管理が可能となっています。計測した記録を管理者が閲覧でき、プロジェクトにかけた時間の把握が可能です。
Toggle
Toggleは、シンプルな操作が強みの時間管理アプリです。タスクを作成してすぐに計測ができ、計測した結果をレポートで出力が可能です。メンバー同士のタイムシートをグラフで可視化でき、課題解決などに活かせます。
Timecloud
Timecloudは、作業時間の記録とその見える化に特化したツールです。プロジェクトの稼働状況をリアルタイムにチェックできたりグラフ化したりできます。Chromeの拡張機能を使うと、外部連携（チャットワーク）も可能です。
ATrackerr
ATrackerrは、アプリをインストールして数タップだけで時間の管理が可能です。時間管理に加えてレポート作成や分析、共有ができるため、プロジェクト成功に向けて活用できます。基本的な機能は無料で使えます。
Hours
Hoursは、さまざまなデバイスに対応しワンタップで時間管理ができるアプリです。シンプルな作りであり、管理の手間を省きます。オプションで機能を以下するとではチームのシフト管理も可能です。
時間管理ツールを活用しよう
作業効率、ひいては生産性を向上させるには時間管理が不可欠です。時間管理ツールを使うことで、時間の使い方を見直すことができ、改善につなげられます。さまざまなツールが展開されていますので、自社（自分）に最適な製品を選んでください。
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