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社会人にとって稟議は非常に身近な存在でしょう。しかし、稟議について理解できていない方もいるのではないでしょうか。
今回は稟議の意味や使い方、書き方などを解説します。稟議の基礎知識を確認して、今後の業務に活かしてください。
稟議とは
稟議は自分で決定する権限がない場合に、書類を作成して上司などから承認をもらう手続きです。稟議に使う際の書類を稟議書といいます。
「自らの権限で決定できない事柄」はあいまいで、稟議が必要かどうかの線引きは明確にされていません。企業によって稟議が必要なケースが異なる場合もあり、基本的には「一社員の判断では決定できない事柄」では稟議が必要とされています。
稟議と決裁の違い
稟議と類似した用語に「決裁」があります。稟議も決裁も権限のある人物に承認してもらうことを意味します。両者の違いは、段階的に承認を得ることか、最終的な承認を得ることの違いがあります。
稟議は段階的に承認を得るのが一般的であり、最終決断の際は決済と呼びます。よって、稟議が最終審議まで進んだとしても、決裁の権限がある人物が否決すると稟議は不承認となります。
稟議が必要なケース
稟議が必要なケースとして、下記の事柄が挙げられます。
- 取引先などとの契約締結
- 事務用品や備品などの購入
- 社内イベントの費用の申請
- 新入社員の採用
- 出張やスケジュールの調整
上記のとおり、費用が発生するケースや採用に関する場合は稟議が必要になります。また、取引先との契約締結など、企業の経営に影響がある事柄も稟議が必要です。ただし、稟議が必要かどうかは企業によって異なりますので、自社の規定をご確認ください。
稟議の種類
前章の内容を詳しく見ていきます。稟議には、契約稟議や購買稟議、採用稟議があります。
・契約稟議
→ほかの企業と取引契約を結ぶ際に行う稟議です。案件によっては大きな費用が発生することがあり、その内訳や日程、期限、など細かに定めて稟議書を作成します。
・購買稟議
→備品購入の際に必要な稟議です。数十万円単位の者から文房具のように数百円程度のものまで関係者に稟議を回して承認をとることになります。
・採用稟議
→新たな社員を採用する際に必要な稟議です。正社員のみならず、契約社員やパート、アルバイト、派遣社員などを採用する際に行われます。新卒や中途採用なども含みます。採用人数や条件などについて稟議書を作成して、上層部から承認をもらう流れです。
稟議制度のメリット・デメリット
稟議制度により物事を決定する際は、メリットやデメリットがあります。それぞれの内容をご確認ください。
メリット
稟議制度のメリットは下記が挙げられます。
- 会議コストの削減
- 事実確認の効率化
- 承認者にとって分かりやすい
まず稟議書がなければ、会議で説明や承認が必要です。しかし、そのたびに会議を開くとさまざまな負担が増えて非効率です。コア業務に影響を与える可能性があるため、稟議によって承認を得ることは効率的といえます。
また、稟議書では口頭で分かりにくいことも整理して記載でることから、事実確認の効率化が図れます。承認者は一覧にされた項目の内容を確認することができるため、分かりやすいでしょう。
デメリット
一方で稟議制度には下記のデメリットが挙げられます。
- 承認まで時間がかかる
- 責任の所在が分かりにくい
稟議書を作成・提出してから最終的な決済が下るまでには一定の時間がかかります。特に承認者の不在が続くと、回覧がストップしてしまいます。最終決定が遅れれば、ビジネスチャンスを逃す可能性があるため、承認者のスケジュールを確認して稟議の計画を立ててください。
また、稟議は1つの内容に複数人がかかわるため、トラブルなどが発生した際の責任の所在があいまいになりがちです。トラブルが発生したときの対処方法、相談先などをあらかじめ決めておくことが大事です。
稟議書の書き方
稟議書を書く際は下記の内容で構成しましょう。
・稟議の内容
→物品購入、新規採用など稟議の内容を具体的にします。また、必要な予算を明確にして承認者がすぐに把握できるようにしてください。
・稟議の目的
→なぜ稟議を行うのか、目的を明確にします。稟議の内容から何を達成できるのかなどを明記してください。稟議を通すことでどのようなメリットがあるかをまとめましょう。
・稟議の理由
→稟議の内容について、費用対効果や、既存のものと比べて優れている点などを明記します。決断にあたりリスクがある場合は、解決策も明示してください。
・承認して欲しい内容
→最後はまとめとして、何を承認して欲しいか簡潔に明記してください。
なお、稟議書を作成するにあたり、見積もりの入手や説明用の資料の準備、稟議について事前に関係者への根回しなども必要です。より円滑に進めるために滞りなく取り組みましょう。
稟議書を適切に作成しよう
企業内の稟議はさまざまな事柄を決定する際に行われます。分かりやすい稟議書を作成することで、スムーズな承認につなげることが可能です。事前準備を入念に行い、稟議書を適切に作成しましょう。
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