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「来訪者の受付業務をスムーズにしたい！」などとお悩みではありませんか。受付システムを導入することで、業務効率化やコスト削減につながります。
本記事では受付システムのおすすめ製品を中心に、選び方やメリットなどを解説します。受付システムの導入を検討している場合は、ぜひご覧ください。
受付システムとは
受付システムとは、来訪者の対応や電話の取次ぎなどの幅広い受付業務を自動化するシステムです。具体的にはiPadなどのタブレット端末を使ったタッチパネル式、音声ガイダンス式などによって内線電話に取り次いで入館証を発行します。
受付システムのタイプ
受付システムには主に3つのタイプに分けることができます。
導入が簡単なタイプ
1日の来訪者が100人未満のようなオフィスや施設に向いているのが、スモールスタートで導入できるタイプです。受付業務に特化しているシンプルな構成であり、直感的に利用できるシステムがあります。iPadなどのタブレット端末だけで導入できる点がメリットでしょう。
来訪後の業務効率化ができるタイプ
受付対応だけではなく、来訪後の業務を効率化できるタイプもあります。会議室への案内、座席予約などの機能面が充実している点が特徴です。近年の感染症対策の観点からAI検温機能などがあるシステムも展開されています。
大規模施設の入退館管理に向いているタイプ
テナントビル、従業員の多い工場など1日で1,000名以上の来訪者がいる大規模施設の入退館システムもあります。セキュリティーゲートと連動できるシステムならば、受付業務を効率化するだけではなくセキュリティ面にも強みがあります。
受付システムのメリット
受付システムのメリットは主に４つあります。
コスト削減
まずあげられるメリットはコスト削減です。受付システムを導入することで、受付スタッフや内線電話の応対者を配置する必要がありません。また、内線電話を導入するための工事費用などもかからず、コスト削減が可能です。
業務効率化
コスト削減とともに大きなメリットが業務効率化です。従来までのように従業員が来訪者に応対すると、その従業員の業務がストップしてしまいます。細かな積み重ねがコア業務に充当する作業時間を減らす可能性があるのです。
受付システムの導入により、来訪者の受付業務にかける時間や労力を最小限にすることができます。
来訪者へのスムーズな対応
受付システムを導入することは来訪者にもメリットがあります。これまでならば担当者と口頭でやり取りをして取り次いでもらうため、場合によって受付を通過するまでに時間がかかるケースがありました。
しかし、受付システムを来訪者が利用すると、タッチパネルで担当者を直接呼び出すことができるなど、スムーズに受付が済みます。
機能性
前述のとおり、受付システムによっては来訪者情報などを蓄積したり自社の担当者とのアポと連携させたりすることが可能です。また、会議や商談の日程をクラウドで共有できるなど、普段の業務に活かすことができます。
受付システムの選び方
受付システムを選ぶときは以下の４点を中心に検討してください。
既存のシステムと連携できるか
受付システムでは来訪者の通知を見逃さないことが重要です。通知方法はビジネスチャットや電話、メールなどとなりますが既存のシステムやツールと連携できるかを確認してください。
なお、Slack、LINE、Google Meet、チャットワークなどは受付システムと連動しやすいツールです。
通話機能の有無
来訪者の通知に加えて内線通話まで対応したい場合は、その機能があるかどうかを確認しましょう。構内交換機（PBX）やクラウド電話などに対応しているかどうかをチェックしましょう。
自動化できる範囲
どこまで自動化できるかを比較することも大事です。例えば、来訪者と自社の担当者が会議をすることが前提であれば、会議室管理のシステムと連携できるところまで自動化させたいところです。
さらに、来訪者の受付から会議室への移動までを自動化したいならば、そこまで対応できるシステムが必要です。自社のリソースや予算を考慮して自動化する範囲を決めて、ツールを選んでください。
セキュリティ面
受付システムは個人情報を扱います。そのため、セキュリティ面の確認も必要です。また、万が一の際にサポートしてくれるかどうかもチェックしておきましょう。
おすすめの受付システム5選
以下で５つの受付システムをご紹介します。それぞれの特徴を踏まえて、システム選びの参考にしてください。
RECEPTIONIST
RECEPTIONISTはiPadに対応している受付システムであり、これまで豊富な実績を誇ります。ビジネスチャットとの連携、来訪者記録、受付コードの発行、IPアドレス制限など機能面やセキュリティ面に優れます。
ラクネコ
ラクネコはQRコードで受付ができるシステムです。来訪予定をカレンダーに登録すると、自動的にQRコードが送信されます。来訪者の情報入力は名刺の読み取りにも対応しています。なお、ラクネコもiPadに対しています。
More Reception
More Receptionも来訪者にQRコードを送信して、受付時には端末にかざして入館できるシステムです。内線やメール、ビジネスチャットに通知が届くようになっています。
VisitView
VisitViewは、電話受付、ICカード受付、QRコード受付に対応しているシステムです。複数のオフィスでも使える点が特徴です。
FaceTouch
FaceTouchは、顔写真から担当者を探すことができるシステムです。担当者のプロフィールなどを閲覧することができ、初対面であっても話しやすくなるでしょう。音声応答機能をオプションでつけることができます。
受付システムを活用しよう
業務効率化やコスト削減のために受付システムの導入を検討してみましょう。システムを導入するときは、自社の現状を振返り、どのような機能があるといいか考えてください。その後、複数のシステムを比較して自社に最適な製品を選びましょう。
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