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近年、企業戦略に不可欠なプロモーション手法として注目されている「PR活動」。その中でも、最も基本的な方法であり、最大の効果をもたらすのがプレスリリースです。
この記事では、プレスリリースの意味や目的、配信内容の書き方などの基本的事項を徹底解説します。質の高いプレスリリースを作成したい方は、ぜひ参考にしてください。
1.プレスリリースとは？
プレスリリースとは、企業・組織が発表する公式文書のこと。「プレス（press／報道機関）」と「リリース（release／発表・公開）」の2つの言葉を組み合わせた造語が語源といわれています。この言葉の通り、本来はマスコミなどの報道機関に向けて企業から新しい情報を発表する「行為」を意味していましたが、現在は企業からの情報が記載された文書そのものを「プレスリリース（press release）」と呼んでいます。
プレスリリースは、「リリース（release／発表・公開）」という言葉の通り、今まで発表・公開がされていなかった新規の情報を届けることが前提となります。新規の情報には、新製品・新サービス、新しいイベントやキャンペーンなどの取り組みはもちろん、新規事業や人事など企業の経営情報・組織に関する情報の発表も含まれます。
2.プレスリリースを配信する目的とは？
自社の新たな製品・サービス、取り組みや活動についてプレスリリースを配信する目的とは何でしょうか。
以下の5つがプレスリリース配信の目的として挙げられます。
- メディアに掲載してもらい、自社の認知度や信頼を向上させる
- 顧客や取引先、投資家からの共感を獲得し、購入や支援・採用につなげる
- ステークホルダーからの反応をマーケティング活動に生かす
- 反響をマーケティング活動に生かせる
- 広報PR活動のコストを抑えられる
プレスリリースの本来の意味から考えると、1の「メディアに掲載してもらい、自社の認知度や信頼を向上させる」は特に重要な目的です。
一方、インターネットを通じメディア関係者以外もプレスリリースを自由に閲覧できるようになった現在、プレスリリースは生活者に企業発の情報を伝えるツールでもあります。
3.プレスリリースと広告の違い
プレスリリースは、メディアの記者を対象に、企業の情報を提供する方法です。つまり、ニュースとして取り上げてもらうための広報活動に属します。
一方で、広告は一般消費者に向けた、商品やサービスの直接的な宣伝です。企業側がコストをかけて広告枠を購入するので、自由な手法で積極的にアプローチできます。
広告の大きな特徴は、企業が一般消費者に対して、商品のサービスや利点を直接伝えられる点です。
それに対し、プレスリリースは、消費者に直接的な接触はできないものの、社会からの信頼や共感を得やすいメリットがあります。なぜなら、第3者であるメディアの介入によって、企業の情報が正しく客観的に報道されるためです。
このように、プレスリリースと広告は、対象者とプロモーション手法において明確な違いがある点を押さえておきましょう。
4.企業にとってプレスリリースを配信する5つの効果・メリット
ここまで、プレスリリースとは何かという基礎を解説してきました。ここからは、企業がプレスリリースを配信することで得られる5つの効果・メリットについて説明します。
4-1．メディア掲載を通じ、自社や商品・サービスへの信頼性が高まる
プレスリリースを配信することで、自社の情報がメディアに掲載してもらえる可能性が高まります。メディアという第三者の客観的な視点から情報が発信されると、自社で広告を出稿するよりも信頼性の高い情報として生活者に伝わります。また、メディアに取り上げられたという実績も、自社や商品・サービスへの信頼の証となるでしょう。
メディア独自の見解や関連する情報も一緒に掲載してもらえれば、これまでアプローチできていなかったステークホルダーの関心も喚起できるかもしれません。
4-2．ステークホルダーに企業自らの言葉で情報を届けられる
機能面だけではなく、背景の想いやストーリーといった情緒面で商品・サービスが評価されることも多い現在、企業が自らの言葉で情報を伝えることの重要性が高まっています。
近年ではSNSの普及やプレスリリース配信サービスなどの活用によって、生活者が直接プレスリリースを目にすることができるようになりました。
企業にとって、メディアを介して広く情報を届けることに加え、プレスリリースで一次情報をダイレクトに発信することは、自社のファンを獲得するという点でも必要なことといえるでしょう。
4-3．採用や協業・支援につながる
プレスリリースを通じて、自社の商品・サービスだけではないさまざまな活動や、自社の商品・サービスづくりにかける想い、今後の展望など、幅広い情報について発信することができます。そのように多面的な情報を発信する中で、読み手が企業についての理解を深め、企業自体に興味を持ってくれるようになる可能性があります。
生活者が「こんな素敵な想いを持ってさまざまな取り組みをしている企業で働きたい」と思ってくれれば採用につながりますし、企業や団体が「こんな素晴らしい企業と一緒に取り組みを行いたい」と思ってくれれば協業や連携につながるでしょう。また、投資家などの目に留まり、企業や事業を支援してもらえる可能性もあります。
さまざまなステークホルダーがプレスリリースを見てくれていることを意識し、想いが伝わる誠実なプレスリリースの作成を心がけましょう。
4-4．反響をマーケティング活動に生かせる
配信したプレスリリースがどのようなメディアにどれぐらい取り上げられたか、SNSでどのようなコメントが寄せられたか、プレスリリース配信サービス上の数値はどうであったかなど、プレスリリースの反響を確かめることで自社のマーケティング活動の参考にすることができます。
例えば、「大人向けの商品のプレスリリースが、思いがけずSNS上でZ世代を中心に話題になっている」といった結果を受けて、Z世代向けの商品を新たに企画・開発するといった流れが考えられます。
プレスリリースは、重要な情報を端的に発表するための公式資料であるからこそ、メディアや生活者からストレートな反応が寄せられやすいもの。プレスリリース配信は、自社から情報を発信することであると同時に、ステークホルダーからの反応を受信する好機でもあるのです。
4-5．広報PR活動のコストを抑えられる
プレスリリースは代表的な広報PR活動の手段ですが、必要なコストは広告やほかの広報PR施策に比べて高くありません。プレスリリースを作成し配信作業を行うリソースと、プレスリリース配信サービスを利用する場合はその料金のみ必要となります。
プレスリリースの配信後、メディアからの取材や掲載依頼が入れば、追加費用なしで大きな反響が期待できます。もちろん取材や掲載につながらないこともありますが、その場合もSNSや検索エンジンからプレスリリースを閲覧した生活者の間で情報は広がっていきます。
プレスリリースは、低コストで多方面への情報拡散が期待できる広報PRの手段だといえます。
5.プレスリリースを配信するときに知っておきたい3つの注意点
企業や商品・サービスの認知拡大や信頼度の向上が期待できることから、プレスリリースの配信は広報PR活動において重要な役割を果たします。一方で、配信にあたって注意しなければならないこともあります。
5-1．プレスリリースはただ配信すればいいわけではない
プレスリリースは配信したら終わりではありません。メディア掲載の実現に向けて、さまざまな工夫や活動を併せて行う必要があります。プレスリリースを配信するだけでも生活者やメディア関係者との接点を増やす効果がありますが、メディアに取り上げてもらえるとより多くの人に自社の情報を周知できるため、大きな反響が期待できます。
日頃から多くのプレスリリースを受け取っているメディアの目に留まるためには、社会性や独自性など「取り上げたい」と感じてもらえる要素や、それを裏付けるデータなどを盛り込んだプレスリリースでなければなりません。
5-2．報道内容はコントロールできない
配信したプレスリリースを見たメディアが自社について取り上げてくれたとしても、それが自社の望む掲載・報道の仕方ではないこともあります。
メディアに掲載・報道される内容は、企業がお金を払って掲載権を得る広告と異なり、基本的にメディア側の判断に一任されます。企業・団体側からリクエストを伝えることはできず、メディアの解釈次第では、意図していない報道につながる可能性があるのです。プレスリリースを作成する際は、意図しない掲載・報道につながるリスクを理解したうえで、できる限り誤解を生まないような内容にすることを意識しましょう。
5-3．各種対応が急増する可能性がある
配信したプレスリリースが多くのメディア関係者や生活者の目に留まった場合、各種対応に追われる可能性があるため、あらかじめ企業側の体制を整えておく必要があります。
例えば、以下のような事態が考えられます。
- 問い合わせが急増する
- 自社サイトへアクセスが集中し、サーバーがダウンする
- 商品の生産が追い付かなくなる
問い合わせについては、社員全員が対応できるよう、マニュアルを作成したり、プレスリリースを全社に共有したりしておくとよいかもしれません。
6.プレスリリースの配信方法
たくさんのメディアや生活者に情報を届けられるプレスリリース。プレスリリースはどうやって配信すればよいのでしょうか。ここでは、プレスリリースの配信方法をご紹介します。
プレスリリースの配信方法には、「各メディアに個別配信する方法」と「配信サービスを利用する方法」の2つがあります。
6-1.各メディアに個別配信する
個別配信は、プレスリリースを送りたいメディアに向けて直接プレスリリースを配信する方法です。
どのメディアに配信するかに関しては、決まりはありません。すでに連絡先を知っているメディアがあれば、そのまま送りましょう。新聞社・出版社・テレビ局などメディアリストがあれば、リリース内容に合った配信先を選んで送りましょう。
ここで気になるのが「送ったら迷惑ではないのだろうか」「せっかく送っても見てもらえるのだろうか」ということです。
結論、上記のような心配は無用です。
メディアには毎日たくさんのプレスリリースが舞い込みますし、記者は常に記事のネタを求めています。きちんとした内容のプレスリリースを送れば、迷惑になることはありません。記事が掲載されるかはともかく、目を通してもらえる可能性は高いです。
例えば、初めて新聞社にプレスリリースを送る場合は下記の順番で送ると安心でしょう。
- プレスリリースを送りたい新聞社を決める
- 新聞社のホームページ等で、自社に近い支局の電話番号やFAX番号・メールアドレスを確認する（プレスリリースは本社ではなく、支局に送るのが一般的）
- 支局に電話し、「こんな内容のプレスリリースを送りたい」と伝える
- FAXやメールでプレスリリースを送る
「今どきFAXで送るのか？」と思われるかもしれません。しかし、新聞社ではいまだにFAXでのプレスリリース送付が主流なケースが多いです。中には「FAXでないと対応しない」という支局も。支局に電話する時は配信方法を確認すると安心でしょう。
ちなみに「どのメディアに連絡すればいいか自信がない」という場合は、「広報・マスコミハンドブック」や「マスコミ電話帳」を活用するとよいでしょう。どちらにもメディアの連絡先が一覧で記載されています。
6-2.配信サービスを利用する
「メディアの連絡先を知らない…」「なるべく手間をかけずプレスリリースを配信したい」という場合は、プレスリリース配信サービスの利用をおススメします。
「PR TIMES」や「@Press（アットプレス）」など、一度は名前を聞いたことがあるのではないでしょうか。この2つは代表的なプレスリリース配信サービスです。
「PR TIMES」とは、プレスリリース配信件数国内最多のサイトです。月間6,000万PVのサイト閲覧があると言われています。配信先は220を超える提携メディアから自由に選択可能です。
6-3.配信サービスの利用方法
配信サービスの利用方法はアカウント登録し、プレスリリース内容を入稿して配信します。配信サービスが保有・提供している配信先一覧からメディアを選ぶことができ、自社にあったところへ届けることが可能です。配信タイミングも選べます。
自社で連絡先を調べなくても、必要なメディアへ配信可能です。
ただし、配信サービスは料金が発生する場合があります。各配信サービスのフォーマットに沿ってプレスリリースを入稿しなくてはならず、それに手間がかかることも。
7.プレスリリースの簡単な書き方（テンプレート付き）
プレスリリースについての概要がわかったところで、いよいよプレスリリースを実際に書いてみましょう。
普段書いているビジネスメールにコツがあるように、プレスリリースの書き方にもポイントやコツがあります。
7-1.準備のポイント
プレスリリースは書き始める前の準備が重要です。準備とは、「自分がプレスリリースを発信する理由」を明らかにすること。
プレスリリースを書く理由はたくさんあるかもしれませんが、重要な目的は「記事にしてもらうこと」です。そのためには、プレスリリースを読む人に興味を持ってもらうことが必要になってきます。
送ったからと言って、必ずしもプレスリリースの全てに目を通してもらったり、記事に取り上げてもらえたりするわけではありません。客観的に見て、他者から興味を持ってもらえる内容を書くように心がけましょう。
7-2.構成のポイント
ビジネスメールに「あいさつ」「名乗り」「本文」「結び」があるように、プレスリリースにも構成があります。そのポイントを押さえれば、比較的簡単にプレスリリースを書くことができます。
プレスリリースは主に5つの構成からできています。
（1）タイトル
タイトルは、プレスリリースの最も重要な要素。普段ネットなどで記事を読む時、そのタイトルで読むか読まないかを決めることが多いと思います。プレスリリースを記事にする記者も同じです。魅力的なタイトルでメディアや生活者を引きつけましょう。
魅力的なタイトルにするポイントは下記です。
- 30文字前後…長すぎるタイトルは一目で情報が伝わりません。忙しい記者が見た時にすぐ商品やサービスのよさがわかるよう、簡潔なタイトルを意識しましょう
- 数字やターゲット入れて目を引く…タイトルはわかりやすいだけでなく、興味を惹く内容にするのがポイントです。「読みたい」と思わせるようなフックをタイトルに入れましょう。「顧客満足度98%」「3人に1日が…」など数値を入れたり、「知ってましたか？」と読者へ問いかけてみたり、【】などの記号を使ったりするとよいです。
（2）リード文（要約）
タイトルの次に大切なのがリード文です。リード文とは、記事の冒頭に入れる記事の概要や記事を読むメリットなどを書き込む場所です。
タイトルがどんなに良くても、このリード文に商品やサービスの利点をうまく折り込まなければ読まれなくなってしまいます。記事がメディアや生活者にとってどんなに有益なものなのかを、はっきりと表現するようにしましょう。
リード文を書くコツは、400文字以内におさめて「5W1H」を心がけることです。
5W1Hとは、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」といった英単語の頭文字を取ったもの。この5W1Hを意識して文章を書くことで、相手に伝えたい情報が明確に伝わるようになります。
（3）本文
タイトルやリード文は簡潔にする必要がありますが、本文には商品やサービスの情報や魅力をたくさん記載することができます。
気を付けたいのが、あくまでもメディアや生活者にとって分かりやすく書くことです。だらだらと長く書いては、途中で読まれなくなってしまいます。本文の文字数はプレスリリース全体で500〜1,500文字に収まるように書きましょう。3〜5行で改行して行を空ける、箇条書きにするなどの工夫も必要です。
（4）画像
画像はひと目で商品やサービスの情報を相手に届けることができます。プレスリリースには、最低1枚は画像を添付するようにしましょう。
（5）連絡先
忘れがちなのが、プレスリリースを発信した自社の連絡先。せっかく相手が商品やサービスに興味を持ってくれても、連絡先がなければ記事にできません。しっかりとわかるように明記することが大切です。
連絡先は「社名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」「担当者名」まで入れるようにしましょう。
7-3.本文を書くポイント
本文は自社の商品やサービスの魅力を伝える大切な箇所ですが、タイトルやリード文と違って文章が長くなりがち。初めての方には書きにくく、読みづらくなる可能性があります。
ここでは本文を書くポイントをご説明します。
（1）結論を先に書く
メディアや生活者は「早く結論を知りたい」もの。最初に相手に伝えたいことや取り上げてほしいことを書きましょう。
（2）事実をありのまま正確書く
プレスリリースは正確性が求められます。リード文で書いた「5W1H」を意識して、正しい情報を書くようにしましょう。
（3）専門用語をなるべく使わない
プレスリリースは多くの人の目に触れます。社内では通じる専門用語も、一般の方にはわからない可能性があります。専門用語はなるべく避け、どうしても必要な場合は注釈をつけるようにしましょう。
（4）数字や根拠を入れる
（2）にも通じますが、正確性を表すにはそれに対して数字や根拠を入れると良いでしょう。
＜例＞
・たくさんの方が「満足」と回答→
20●●年●月～●月にかけて当社が行ったアンケートで、1,000人中82%の方が「満足」と回答
（5）文章は短くし、読みやすさを意識したレイアウトにする
中身がどんなに魅力的で正確であっても、文章が読みにくければ相手に読んでもらえません。
読みやすい文章を書くには、文章を短く（50文字以内）したり読みやすさを意識したレイアウトしたりするとよいです。
例えば3〜5行ごとに改行して行を開けたり、箇条書きや見出しなどをつけて読みやすくしたりする方法があります。
8.プレスリリース配信時の注意点
商品やサービスの認知拡大が期待できるプレスリリース。だからこそ、配信する時には注意が必要です。
8-1.記載内容をよく確認する
プレスリリースを作ったら、必ず記載内容を確認するようにしましょう。誤字脱字はもちろん、記載されている内容に間違いがないかのチェックも必須です。
誤字脱字のチェックには、株式会社バリュープレスが提供する「プレスリリース校正ツール」がおススメです。精度が比較的高いだけでなく、無料で使えます。
内容だけでなく、見た目に読みやすいかも確認しましょう。プレスリリース全体を眺め、タイトルや本文の大きさや行間、画像の位置などバランスのチェックも行います。
8-2.配信メディア先を厳選する
プレスリリースの配信メディア先を間違えると、記事にしてもらう確率が格段に少なくなります。メディア先を確認せず、とりあえず目のついたところに送るのは効率がよいとは言えません。
プレスリリースの送付先は、自社の発表内容に興味を持ってくれそうなメディアを厳選しましょう。
各メディアに個別配信する場合、まずはメディアをピックアップします。検討方法は、メディアを見ている読者や視聴者が自社の商品やサービスのターゲットと一致しているかどうかです。
例えば、服飾関係の告知であれば、ファッション系の雑誌が一致するでしょう。地元の特産品を活かしたものであれば、地元新聞社も候補に挙げましょう。
こうしてピックアップしたメディア一覧はリスト化しておくと、今後のプレスリリース配信時に便利です。
配信サービスを利用する場合は、配信先に設定しているメディアの一覧から選ぶことができます。メディアを見ている読者や視聴者が自社の商品やサービスのターゲットと一致しているかどうかを考えるのは同じです。
配信サービスによっては、プレスリリースの内容に合致したメディアを自動で選んでくれることも。配信先をピックアップする時間や手間が惜しい場合は、この機能を活用しましょう。
8-3.プレスリリースが拡散されるように工夫する
プレスリリースを配信して、あとは記事にしてもらうのを待つだけ…では、せっかく作ったプレスリリースがもったいないです。プレスリリースは配信後に下記の様に活用することができます。
（1）顧客への案内に利用する
プレスリリースには自社の商品やサービスの魅力が簡潔に書かれています。配信後に「新しい商品やサービスのお知らせ」として、顧客に案内することができます。
また、コーポレートサイトに掲載することで、自社に興味を持った顧客や求職者へのアピールにもなります。
（2）SNSで発信する
配信サービスを利用した場合、クリック一つでSNSに投稿できる仕様になっていることも。自社や社員のアカウントで投稿すれば、リツイートなどによって多くの人の目に留まる可能性がでてきます。
8-4.配信後の連絡対応も忘れない
（1）外部からの連絡が繋がるようにする
プレスリリース配信後は内容に興味を持った記者から連絡がくる場合があります。その時、連絡が繋がらないと、せっかくの掲載チャンスを逃してしまう可能性があります。
必ず連絡が来るとは限りませんが、配信後はすぐ連絡が繋がる体制にしておくようにしましょう。
（2）レスポンス（返事や返答）はしっかりする
記者から連絡がくる方法は電話・メール・FAX・直接訪問のどれかわかりません。どの方法だとしても、レスポンスがしっかり行えるようにしておきましょう。
特にメールやFAXは見逃す可能性が高いです。チェックは「いつもよりしっかり」を心がけてください。
9.まとめ
この記事では、プレスリリースの意味や目的、配信内容の書き方などの基本的事項を解説しました。
プレスリリースについて知識がなかった方も、意味や目的を知り、書き方のコツをつかめば十分に作成は可能です。
プレスリリースは、企業のPR活動としても重要な役割を持っています。目的をしっかりと定めて、効果的なプレスリリースを配信しましょう。
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