会員管理システムのメリットは？ツールの選び方や基本機能などを解説！

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会員制のビジネスでは、顧客管理が重要な業務です。当然ながら企業は顧客情報を十分に活用して、マーケティングを行います。

会員管理はExcelやGoogleのスプレッドシートなど、安価に利用できるツールで行うことも可能です。しかし、顧客情報の漏洩やヒューマンエラーなどのリスクがあります。

そこで活用したいのが会員管理システムです。本記事では会員管理システムの概要やメリット、ツールの選び方を中心にご説明します。

会員管理ステムとは？

会員管理システムは、会員や顧客の情報を管理しやすくツールです。会員管理システムにより運用をすると、検索性の高いデータベースを築くことができます。

そして、そのデータベースを利用したプロモーションなど、マーケティングに存分に活かすことができます。

会員管理システムのメリット

ここでは、会員管理システムのメリットをご紹介します。

初期費用をおさえて運用できる

クラウド型の会員管理システムを導入すると、初期費用をおさえることが可能です。クラウド型であれば、データなどがインターネット上に保存されて、システムを構築していきます。

コストをおさえて会員管理システムを利用したいときは、クラウド型を検討してみましょう。

アップデートが自動で行われる

こちらもクラウド型のシステムの特徴ですが、常に最新のシステムにアップデートされます。パッケージ型のシステムは、更新する際にその都度、費用が必要であり費用も手間もかかります。

その点、クラウド型であれば多くの費用を投じてシステムを運用する必要がなくなります。

セキュリティも最新になる

クラウド型のシステムはセキリュティも常に最新版です。会員管理システムで扱う情報は、個人情報であり漏洩すると大きな問題になります。

パッケージ版のセキュリティを整えるには、環境に合わせたツール等が必要となり、手間がかかります。最近のクラウド版であれば、その手間も省けるわけです。

会員管理システムの機能

会員管理システムには、以下のような機能が備わっています。

・会員データの管理

・メール配信

・会員サイトの管理

・アクセス解析

・その他、オプション

当然のことながら、会員データの管理が主な機能です。それに付随して、会員にメールを送る機能や会員用サイトの管理、サイトのアクセス解析も可能です。

システムによって、さまざまなオプションを加えることで自社の希望に合うシステムになるでしょう。

会員管理システムの選び方

会員管理システムは、幅広く展開されています。システムを選ぶときは、以下の4点に着目しましょう。

クラウドにするかパッケージにするか

会員管理システムは、クラウド型を利用するケースが多いです。というのも、前項でご説明したように、クラウド型のシステムにはさまざまなメリットがあるからです。

しかし、クラウド型ではカスタマイズ性が低いため、完全に自社が望むシステムにしたいときはパッケージ型を選びましょう。

ただし、パッケージ型は自社でサーバーが必要だったり、システム構築にも時間がかかったりします。

機能面

会員管理システムを選ぶときは、自社に必要な機能が備わっているか、確認しましょう。最低限、欲しい機能としては会員情報をもとにプロモーションができる機能、会員サポート機能があります。

操作しやすいか

機能面と通じることとしては、操作のしやすさがあります。あまりにも複雑な操作画面となると、自社の社員が操作に手間取って業務効率が低下します。

できるだけ直感的に近い形で操作できるかどうか、複数のシステムのデモを使って判断しましょう。

費用

どの企業もシステムを導入するための予算が決められていると思います。そのため、料金体系の確認も大事です。

月額制、利用し人数による従量課金、データ容量に応じた料金などさまざまな料金体系があるため、いくつか比較しておきましょう。

会員管理システムを活用しよう

会員管理システムは、会員情報をデータベースにできるツールです。蓄積した情報をもとに、さまざまなマーケティング施策に活かせます。

システムにはクラウド型とパッケージ型がありますが、導入費用や運営費用が安いクラウド型がおすすめです。カスタマイズ性を求めるときは、パッケージ型の利用を検討してみてください。

この記事を参考にして、ぜひ会員管理システムを活用しましょう。