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契約書は、企業のビジネスに欠かせない重要な文書です。しかし、契約書の作成や管理には多くの手間やコストがかかります。紙で保管すると場所を取るだけでなく、検索や更新の際に時間がかかることもあります。また、契約書の内容や期限を把握しきれないと、契約違反やトラブルのリスクも高まります。
そこで、契約書の管理を効率化するために、契約管理システムの導入を検討する企業が増えています。この記事では、契約管理システムの種類や選び方、おすすめのツールを紹介します。契約書の管理にお困りの方や、契約書の管理を効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。
契約管理システムの種類
契約管理システムには、大きく分けて以下の2種類があります。
- 契約書の管理に特化したシステム
- 契約書の作成から締結、管理まで一元的に管理できるシステム
契約書の管理に特化したシステムは、既存の契約書をデータ化して管理することが主な目的です。契約書の検索や期限管理、通知などの機能が備わっています。契約書の量が多くて管理できないという課題の解決に向いています。
契約書の作成から締結、管理まで一元的に管理できるシステムは、契約書のテンプレートや電子署名などの機能を備えています。契約書の作成や締結のプロセスの効率化が可能です。契約書の管理だけでなく、契約書の作成や締結もオンライン化したいというニーズに応えられます。
契約管理システムの選び方
契約管理システムを選ぶ際には、以下のポイントに注意しましょう。
- 自社のニーズに合った機能があるか
- システムの提供形態が適しているか
- システムのコストが適正か
- システムのセキュリティレベルが十分か
- システムのサポート体制が充実しているか
自社のニーズに合った機能があるかは、契約管理システムの種類によって異なります。契約書の管理に特化したシステムでは、OCR機能や検索機能、期限管理機能などの精度や使いやすさを確認しましょう。契約書の作成から締結、管理まで一元的に管理できるシステムでは、契約書のテンプレートや電子署名などの機能があるかどうかを確認しましょう。
システムの提供形態が適しているかは、クラウド型かオンプレミス型かによって異なります。クラウド型は、インターネット経由で利用できるシステムで、初期費用やメンテナンス費用が低く、導入が容易です。オンプレミス型は、自社でサーバを用意して利用するシステムで、カスタマイズ性やセキュリティ性が高く、大規模な利用に向いています。自社の予算や規模、セキュリティ要件などに応じて選びましょう。
システムのコストが適正かは、初期費用やランニングコスト、機能拡張時の費用などを総合的に比較検討しましょう。安さだけでなく、必要な機能を備えているか、コストパフォーマンスが高いかが重要です。無料トライアルやデモ体験などを利用して、実際に使ってみることもおすすめです。
システムのセキュリティレベルが十分かは、重要な契約書情報を取り扱うシステムでは欠かせません。システムがどのようなセキュリティ対策を行っているか、例えば、暗号化やアクセス制限、ログ管理などの機能があるかどうかを確認しましょう。また、システムが国内外のセキュリティ基準や法令に準拠しているかどうかも重要です。
システムのサポート体制が充実しているかは、システムの利用やトラブルに対応できるかどうかに影響します。システムの導入や運用に関するサポートや、故障や障害が発生した際の対応や復旧のスピードなどを確認しましょう。また、サポートの受付時間や方法、費用なども重要です。
おすすめの契約管理システム5選
ここでは、契約管理システムの種類や選び方に基づいて、おすすめのツールを5つ紹介します。それぞれのツールを比較してみましょう。
1. LegalForce キャビネ
LegalForce キャビネは、契約書の管理に特化したシステムです。契約書をスキャンしてデータ化し、クラウド上で一元管理できます。契約書の検索や期限管理、通知などの機能が備わっています。契約書の量が多くて管理できないという課題の解決に向いています。
2. Contract One
Contract Oneは、契約書の作成から締結、管理まで一元的に管理できるシステムです。契約書のテンプレートや電子署名などの機能を備えています。契約書の管理だけでなく、契約書の作成や締結もオンライン化したいというニーズに応えられます。
3. Hubble
Hubbleは、契約書のテンプレートや承認フローなどの機能を備えています。契約書の管理だけでなく、契約書の作成や締結のプロセスも効率化できます。
4. OPTiM Contract
OPTiM Contractでは、契約書をスキャンしてデータ化し、クラウド上で一元管理できます。契約書の検索や期限管理、通知などの機能が備わっています。契約書の量が多くて管理できないという課題の解決に向いています。
5. ContractS CLM
ContractS CLMは、契約書の作成から締結、管理まで一元的に管理できるシステムです。適切なアクセス権と一元管理でコンプライアンスのリスクを回避できるシステムになります。
契約管理システムを導入しよう
契約管理システムを利用すれば、契約書の保管や管理にかかるコストや時間を削減できるだけでなく、契約書の内容や期限を正確に把握できます。
契約管理システムを選ぶ際には、自社のニーズに合った機能があるか、システムの提供形態が適しているか、システムのコストが適正か、などのポイントに注意しましょう。自社に適する契約管理システムを導入しましょう。
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