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メルマガを運営する上で、絶対に知っておかなければならないのがオプトインとオプトアウトです。オプトインとオプトアウトは、メルマガ発行者と読者の関係が始まる時と終わる時に必要で、法律によって要求されています。
具体的にオプトインとオプトアウトはどうやればできるのか、この記事では初心者の方でも分かりやすいように解説をしますので、ぜひ参考にしてください。
1．オプトアウトとは？
まず、メルマガ配信に必ず必要となる「オプトアウト」について解説していきます。オプトアウトという言葉はもともと「脱退する」や組織から「抜ける」といった意味合いがあり、メルマガなどの配信を停止することを指した言葉です。
仕組みを簡潔に説明すると、受信者側がメルマガを「もういりませんよ、送らないでください」と受信拒否できるものです。「購読解除」が当たります。
このオプトアウトの通知が来た場合、送信者側は原則メールを送ってはいけません。また、配信者側にはオプトアウトをするための導線設置が義務付けられています。
2．オプトインとは？
続いて、メルマガを配信する前に必要となる「オプトイン」についてご紹介します。言葉の意味合いとしては「オプトアウト」の逆です。
メルマガ配信においてはメルマガの配信に「同意する」といった意味で使われています。
つまり事前に送信者が受信者から「メルマガの配信に対する同意を得る」という形になります。受信者から「メルマガ送ってください！」という意思表示をしてもらったり、メルマガ配信の事前承諾をしてもらうという意味でもあります。
どんな形であれ、購読者がメルマガ配信を希望するという意思表示が必要です。そのため小さい文字や分かりにくい表記をして「受信者が気付かないうちに同意させる」といった導線は避けましょう。オプトインにあたる箇所はフォントサイズや色をかえるなど、目立つ表記にしてください。
3．オプトアウトの重要性
ここからは、オプトアウトの重要性を知っていただくために「特定電子メール法」という法律をご紹介していきたいと思います。
オプトアウトの導線設置やオプトインの取得は「特定電子メール法」という法律で定められていて、行わないと違反として罰せられてしまいます。メルマガに必要不可欠なルールであるこの法律をしっかりと守って、送信者も受信者も安心して楽しめるようなメルマガを配信していきましょう。
3-1．特定電子メール法について
オプトアウトがより注意されることになった法律が、「特定電子メール法」です。2002年に施行された法律で、メール配信を適切におこなうために作られました。対象となるメールも定められており、広告などをメインとしたメールや虚偽の内容から営業サイトに誘導するメールなどがそれです。
メールが大量に送られてくるのを事前に防止するために、新たに罰則を設けるなどして規制が強化されました。オプトイン方式の義務化を図って、必ず意志を持ってメールの送信をスタートさせることが通例となったのです。
そのほかにも誰が送っているのかを表示することが義務付けられたので、不審な会社や送信者だった場合に早く気づく可能性が高まります。適切なメール配信を維持するための環境づくりとしてこの法律が導入されたのです。
4．メルマガ配信時のオプトアウトの注意点
続いては、メルマガ配信をする際のオプトアウトのポイントを詳しく解説します。
オプトアウトの導線を設置する際のポイントは、「できるだけわかりやすく」することです。またメルマガ配信者として「オプトアウトには例外がある」ことを知っておくのも重要なポイントとなります。
4-1．オプトアウトの方法を明確にする
1つ目は、オプトアウトの方法を明確にしておくことです。
「送信者の表示義務」の中には、「本文中に、受信拒否 (オプトアウト) ができる旨の表示とその連絡先 (電子メールアドレス又はURL) 」の記載が義務づけられています。
停止の方法はわかりやすいところに明記すること。これを意識しておきましょう。受信者が停止したいと思ったときに、行動に移しやすいということも結果的に信頼を勝ち取ることに繋がります。レイアウトを作るときに意識してください。
4-2．オプトアウトには例外がある
広告や詐欺につながるメールを取り締まるために、オプトイン方式が義務化されています。しかし契約のなかで料金請求をするメールや、広告メインではないが内容に関連して広告的内容が含まれる場合はオプトアウトが例外となるケースもあるのです。
契約などの確認のメールであれば、配信の停止をすることでかえって不利益を被る可能性があります。そのため一部の配信メールに関してはオプトアウト方式を利用してもよい場合がありますので覚えておきましょう。
5．オプトインを取るための具体的な方法3つ
続いてはオプトインを取るための方法について紹介します。
読み手にとって全く身に覚えのないメールは迷惑メールとなり、法律違反となる可能性も否定できません。メルマガを送る際は、主に三つの方法で事前に同意を得る必要があります。
5-1．配信内容を明記したメルマガ登録フォーム経由で登録
1つ目が読者にメルマガの内容を記載した読者登録フォームからメルマガ登録してもらう方法です。
サイト上に配信内容を明記したメルマガ登録フォームを作成し、読者に自分から登録してもらえばクレームが出にくくなります。王道といえるほどオプトインの取得方法ですので忘れずに実施しておきましょう。
読者登録フォームも分かりやすい形を考慮しましょう。例えば、膨大なスクロールを行わなければメールマガジンが届くかどうか確認できないような作りになっていると、配信内容がわかりにくくなり後々トラブルに発展してしまう可能性があります。
また、読者登録フォームを設置するだけでは登録してもらえないこともあるため無料クーポンなど読者にとって登録することに魅力を感じるようなプレゼント・特典などを提供してオプトインを獲得するのも方法の一つです。
5-2．メルマガ配信ことを記載し承諾のチェックをもらう（または外す）
通販サイトなどでの商品申込時、「情報メールを受け取る」かどうかのチェックボックスを見たことがないでしょうか。あれもオプトイン取得方法です。既に自社のサービス利用をした顧客に対して宣伝、広告を行い、自社とのつながりを継続してもらうよう働きかける形になります。
この方法で注意する点は、メルマガ受信のオプトインのチェックボックスを最初からONにする場合は、トラブルを避けるため必ず目立つように記載するようにしましょう。
また初回のメールを配信する際に、冒頭に「製品をご購入いただいた方に配信しております」などの一文を置くなどメールアドレス取得方法も記載しておくことも大切です。
EC事業などでは、最初からメルマガ受信がONになっているケースが多いのですが、もし可能であれば配信希望欄を最初の段階はOFFの状態にしておくことで誤った同意を避けられます。
またこの方式だと集められる読者が少なくなりがちですが、興味が強い読者だけを収集できるため反応が高い読者が集まりやすくなります。
読者登録フォームから登録する場合と同様、読者が自分から登録したくなるように無料プレゼントや限定クーポンなどで読者を引きつける施策も考えておきましょう。
5-3．【例外】名刺交換した営業先への営業メールはオプトイン不要
特定電子メール法の定めでは、会社などで名刺交換した取引先に送る営業メールも実は特定電子メール法の規制の対象になります。
しかし、例外として営業名刺の交換等で得たアドレスに営業メールを送信する場合はオプトイン不要です。ですので、名刺に記載された電子メールアドレスや取引先に対して契約や取引のためにメールを送信する場合は普通のメールのようにオプトインなしで送信できます。
個人事業主の中には、自身のメールアドレスをWebで公開している人もいますが、そういったメールアドレスに営業メールを送る場合もオプトインなしで送信可能です。
ただしそのメールアドレスと一緒に「広告宣伝メール拒否」と告知されている場合は許可を取らないといけません。
6．まとめ
メルマガを配信する際には、オプトアウトの導線設置やオプトインの取得は特に注意しなければなりません。企業と顧客を身近に繋ぐことができるメルマガですが、一歩間違えると受信者に不快な思いをさせてしまうからです。
迷惑メールだと勘違いされないためにも、法を守るためにも、配信するメルマガの内容をいま一度見直してみましょう。
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