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スタッフのシフト管理に時間を取られている企業や店舗の担当者はいないでしょうか。この記事では、シフト管理システムの概要やメリット・デメリット、選び方をご説明します。
また、おすすめのシステムもご紹介しますので、参考にしてください。
シフト管理システムの概要
シフト管理システムとは、スタッフのシフト作成や調整をクラウドで管理できるものです。従来までは、従業員にシフトの希望を出してもらい、担当者が表計算ソフトなどを使っているケースもあったでしょう。
シフト管理システムを活用することで、スタッフのシフトの申請、担当者のシフト作成・調整、全体でのシフトの共有などができます。
シフト管理システムのメリット
ここからは、シフト管理システムのメリットをご紹介します。シフト管理システムのメリットは以下があります。
- シフトの作成業務の簡素化
- シフト作成時のミスの軽減
- 勤怠管理の負担軽減
- 予算管理も可能
- シフトの人員不足が一目でわかる
シフト管理システムは、希望を申請するスタッフ、それを管理してシフト作成をする担当者の負担の軽減につながります。システムによっては、スマホからシフトが申請できるため、スタッフが簡単な作業で済みます。
集まった申請内容をもとに担当者がシフトを割り振ることも直感的にできるなど、作業効率化につながります。スタッフや担当者の負担軽減にも効果があり、他の業務に充当できる時間が増えるでしょう。
また、シフト管理システムのなかには、予算管理の機能が備わっており、人件費との兼ね合いをみながらシフト作成が可能です。希望を収集した後に、人手が足りない時間帯がわかるなど、シフト作成で便利な機能が多いです。
シフト管理システムのデメリット
ここでは、シフト管理システムのデメリットをご紹介します。以下の点に注意してシステムを選んでみてください。
- システムを使うための従業員教育が必要
- 費用対効果の考慮が必要
- サポート体制はシステムによる
シフト管理システムを導入するにあたり、スタッフが使いこなせるように教育が必要です。システムの操作が苦手なスタッフも少なからずいると考えられるため、事前の研修や勉強会が必要でしょう。
また、高性能なシステムを導入したとしても、使いこなせない場合は費用対効果が下がります。導入コストや運用コストを踏まえて、費用対効果を検討する必要があります。
システムのサポート体制はそれぞれで異なるため、自社にシステム関係に強い人材がいない場合は、サポート体制が手薄な場合は使いこなせないでしょう。
シフト管理システムの選び方
ここでは、シフト管理システムの選び方をご紹介します。これからご説明する4点に着目してシステムを選んでみてください。
LINEなどと連携できるか
スタッフがシフトの申請をする際に、身近なツールが利用できると便利です。メールやSMSは開封率の低さからシステムの使い勝手が悪くなりやすいでしょう。LINEなどのツールと連携できると、スタッフが申請しやすいといえます。
身近なコミュニケーションツールとの連携ができるシステムを探すことも、ひとつの手段です。
細かな設定ができるか
業種や企業により勤務時間の上限や下限が違ったり、休憩時間が異なったりするものです。その際に細かな設定ができるシステムが重宝します。なかには、従業員のスキルや役職、希望休暇など細かな条件を設定してシフト作成ができるタイプもあります。
シフトの単位がどうなのか
こちらも業種により夜勤や日勤、早番、遅番など不規則な勤務時間となることがあります。そのような勤務シフトにも対応できるも場合もあれば、一部にしか対応していないシステムも存在します。
自社の業種や勤務体系を考慮して、対応するシステムを選んでみてください。
他のシステムとの連携ができるか
シフト管理システムと、給与計算システムなど他のツールと連携ができると、より業務の効率化が進むでしょう。シフト管理だけではなく、勤怠管理や給与管理なども効率的に行いたいときは、できるだけ多くのツールと連携できるものを選んでみてください。
おすすめのシフト管理システム5選
最後におすすめのシフト管理システムを５つご紹介します。
勤務シフト作成お助けマン
「勤務シフト作成お助けマン」は、正社員・契約社員とパート・アルバイトのいずれの働き方にも対応したシステムです。スタッフはスマホで希望シフトを申請して、担当者が条件を設定すると自動的にシフトが完成します。
シフオプ
「シフオプ」は、リクルート社が提供するシステムであり、パソコンやスマホでシフトの申請が可能です。人材が必要な時間帯や人件費がかかりすぎている時間帯などが可視化されます。欠員が必要なときは、一斉送信でヘルプを依頼することが可能です。
らくしふ
「らくしふ」では、LINEで希望を申請できて、システムに自動反映されます。また、時間帯ごとに適正な人数、人件費を設定できる点も特徴です。出勤するスタッフの過不足を確認しながらシフトが作成できるため、人件費の管理に役立ちます。
Airシフト
「Airシフト」は、直感的に操作できるシステムであり、簡単にシフト作成ができます。シフトの一覧画面にはチャット機能があるため、スタッフの急な調整にも対応することが可能です。
Optamo
「Optamo」（オプタモ）」は、AIがシフトを自動作成するシステムです。複数の条件を組み合わせると、AIがスタッフの配置を調整して最適なシフトを作成します。飲食業や小売業、製造業など幅広い業界で利用することが可能です。
シフト管理システムを使ってみよう。
シフト管理システムは、スタッフの希望とそれに基づいた最適な人員配置を手助けしてくれるツールです。これまで担当者が数多くの工程を経て作成していたシフトを、効率よく作ることができます。
システムを選ぶ際は、費用対効果や他のツールとの連携などを中心に検討してみてください。
スタッフのシフト管理に時間を取られている企業や店舗の担当者はいないでしょうか。この記事では、シフト管理システムの概要やメリット・デメリット、選び方をご説明します。
また、おすすめのシステムもご紹介しますので、参考にしてください。
シフト管理システムの概要
シフト管理システムとは、スタッフのシフト作成や調整をクラウドで管理できるものです。従来までは、従業員にシフトの希望を出してもらい、担当者が表計算ソフトなどを使っているケースもあったでしょう。
シフト管理システムを活用することで、スタッフのシフトの申請、担当者のシフト作成・調整、全体でのシフトの共有などができます。
シフト管理システムのメリット
ここからは、シフト管理システムのメリットをご紹介します。シフト管理システムのメリットは以下があります。
- シフトの作成業務の簡素化
- シフト作成時のミスの軽減
- 勤怠管理の負担軽減
- 予算管理も可能
- シフトの人員不足が一目でわかる
シフト管理システムは、希望を申請するスタッフ、それを管理してシフト作成をする担当者の負担の軽減につながります。システムによっては、スマホからシフトが申請できるため、スタッフが簡単な作業で済みます。
集まった申請内容をもとに担当者がシフトを割り振ることも直感的にできるなど、作業効率化につながります。スタッフや担当者の負担軽減にも効果があり、他の業務に充当できる時間が増えるでしょう。
また、シフト管理システムのなかには、予算管理の機能が備わっており、人件費との兼ね合いをみながらシフト作成が可能です。希望を収集した後に、人手が足りない時間帯がわかるなど、シフト作成で便利な機能が多いです。
シフト管理システムのデメリット
ここでは、シフト管理システムのデメリットをご紹介します。以下の点に注意してシステムを選んでみてください。
- システムを使うための従業員教育が必要
- 費用対効果の考慮が必要
- サポート体制はシステムによる
シフト管理システムを導入するにあたり、スタッフが使いこなせるように教育が必要です。システムの操作が苦手なスタッフも少なからずいると考えられるため、事前の研修や勉強会が必要でしょう。
また、高性能なシステムを導入したとしても、使いこなせない場合は費用対効果が下がります。導入コストや運用コストを踏まえて、費用対効果を検討する必要があります。
システムのサポート体制はそれぞれで異なるため、自社にシステム関係に強い人材がいない場合は、サポート体制が手薄な場合は使いこなせないでしょう。
シフト管理システムの選び方
ここでは、シフト管理システムの選び方をご紹介します。これからご説明する4点に着目してシステムを選んでみてください。
LINEなどと連携できるか
スタッフがシフトの申請をする際に、身近なツールが利用できると便利です。メールやSMSは開封率の低さからシステムの使い勝手が悪くなりやすいでしょう。LINEなどのツールと連携できると、スタッフが申請しやすいといえます。
身近なコミュニケーションツールとの連携ができるシステムを探すことも、ひとつの手段です。
細かな設定ができるか
業種や企業により勤務時間の上限や下限が違ったり、休憩時間が異なったりするものです。その際に細かな設定ができるシステムが重宝します。なかには、従業員のスキルや役職、希望休暇など細かな条件を設定してシフト作成ができるタイプもあります。
シフトの単位がどうなのか
こちらも業種により夜勤や日勤、早番、遅番など不規則な勤務時間となることがあります。そのような勤務シフトにも対応できるも場合もあれば、一部にしか対応していないシステムも存在します。
自社の業種や勤務体系を考慮して、対応するシステムを選んでみてください。
他のシステムとの連携ができるか
シフト管理システムと、給与計算システムなど他のツールと連携ができると、より業務の効率化が進むでしょう。シフト管理だけではなく、勤怠管理や給与管理なども効率的に行いたいときは、できるだけ多くのツールと連携できるものを選んでみてください。
おすすめのシフト管理システム5選
最後におすすめのシフト管理システムを５つご紹介します。
勤務シフト作成お助けマン
「勤務シフト作成お助けマン」は、正社員・契約社員とパート・アルバイトのいずれの働き方にも対応したシステムです。スタッフはスマホで希望シフトを申請して、担当者が条件を設定すると自動的にシフトが完成します。
シフオプ
「シフオプ」は、リクルート社が提供するシステムであり、パソコンやスマホでシフトの申請が可能です。人材が必要な時間帯や人件費がかかりすぎている時間帯などが可視化されます。欠員が必要なときは、一斉送信でヘルプを依頼することが可能です。
らくしふ
「らくしふ」では、LINEで希望を申請できて、システムに自動反映されます。また、時間帯ごとに適正な人数、人件費を設定できる点も特徴です。出勤するスタッフの過不足を確認しながらシフトが作成できるため、人件費の管理に役立ちます。
Airシフト
「Airシフト」は、直感的に操作できるシステムであり、簡単にシフト作成ができます。シフトの一覧画面にはチャット機能があるため、スタッフの急な調整にも対応することが可能です。
Optamo
「Optamo」（オプタモ）」は、AIがシフトを自動作成するシステムです。複数の条件を組み合わせると、AIがスタッフの配置を調整して最適なシフトを作成します。飲食業や小売業、製造業など幅広い業界で利用することが可能です。
シフト管理システムを使ってみよう。
シフト管理システムは、スタッフの希望とそれに基づいた最適な人員配置を手助けしてくれるツールです。これまで担当者が数多くの工程を経て作成していたシフトを、効率よく作ることができます。
システムを選ぶ際は、費用対効果や他のツールとの連携などを中心に検討してみてください。
⇒【東証プライム企業も多数利用！】最先端のSNSマーケティングツール「Tofu Analytics」、「InstantWin」とは？
