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リマインドメールとは言葉の通りリマインド（再確認）を目的としたメールのことで、予約日時の確認や商談前・納期前など、期日が決まっている業務や約束事の前に送付します。社内外の方に向けてリマインドメールを送ることで対応漏れを予防し、スケジュール通りプロジェクトや業務を進行できるようになります。
あまりに無機質なメールを送ると相手の心証を害する恐れがあるので、相手を不快にさせないメール文の書き方をおさえておくと良いでしょう。
この記事ではリマインドメールについて、送付すべきシーンやタイミング、上手なメール文の作り方、シーン別のメール例文をまとめました。
本記事を読むことで相手との関係性を崩すことなく、リマインドメールが送れるようになります。
1．リマインドメールとは
仕事の予定を思い出してもらうために、再度メールを送ることをリマインドメールと呼びます。
会議や商談前、相手から連絡がこないときなど、念を押して内容確認するときに役立つ内容です。
リマインドには「思い出させる」という意味があります。
予定を早い段階で決めているときは、リマインドメールが送られてくると、うっかり予定を忘れてしまう状況を防ぐメリットがあるでしょう。
リマインドメールを送ると、相手が予定を忘れずに済むため、当日に向けて仕事の調整や準備が進めやすくなるのです。
2．リマインドメールを送るシーンとは
リマインドメールを送るシーンは多種多様です。リマインドメールを送る具体的なシーンにはどのようなものがあるかを紹介します。
2-1．取引先や顧客へのリマインド
取引先や顧客など社外へのリマインドはメールが基本です。社外会議や営業アポイントの日時を再確認するのに使うといいでしょう。 予約日時を再確認するために利用するのも効果的です。
件名に、重要や要返信、至急などの言葉を使わないことがポイントになります。リマインドの意味をよく理解して、送信しないと誤解を招く恐れがあります。
2-2．社内会議やイベントのリマインド
社内会議や社内のイベントで使うリマインドメールは、メールにこだわる必要はなくコミュニケーションツールを利用することも一つの手段です。社内で開催される会議やイベントの日時を再確認したり、参加者に対して一斉メールでリマインドしたりすることも多いでしょう。
社外では使えませんが、社内ですのでリマインドの対象者にメンションを飛ばすなど、気づかせる工夫も必要です。
2-3．業務に関するリマインド
業務に関しては、特定の人宛に業務の締め切りを再通知したり、書類の提出期限などを再確認したりする際にリマインドメールを使います。期限がない場合でも一定期間連絡がなければリマインドを使って確認しましょう。
締め切りや提出期限に間に合わないと業務が滞るかもしれません。メンションを飛ばすほかに、文中で明確に締め切りや期限を伝える必要があります。
3．リマインドメールを送る方法・手段
リマインドメールを送る方法はいくつかあります。ここでは、一般的な方法であるメール・コミュニケーションツール・SMSについて解説します。
3-1．メール
メールは、従来から用いられてきたポピュラーな連絡方法です。リマインドメールとして使うにも適しています。メールアドレスさえわかれば、社外の人にも送れますし、「催促」と誤解されにくい方法です。
メールの難点は、読んでくれたのかどうかが分からないことです。迷惑メールに分類されていれば気づかれないこともあります。
3-2．コミュニケーションツール
社内でのリマインドメールには、コミュニケーションツールやグループウェアなどのツールを活用すると円滑にリマインドを伝えられます。コミュニケーションツールの良さは、リアクションや既読通知機能があることです。この機能によって、リマインドを送った側は、相手が読んだことを認識できます。
社外の人であっても、同じツールを使っていればリマインドメールを送れます。
3-3．SMS
SMSは、「Short Message Service」の略語でショートメッセージサービス/ショートメール/Cメールとも言われます。スマートフォンなどの携帯電話番号に送るショートメッセージで、メールアドレスがなくても携帯電話番号がわかれば誰にでもメッセージを送れます。
SMSのメリットは他にも、メールほど届く件数が多くなく、他のメールに埋もれて気付かない可能性が低いという「視認性の高さ」があります。また、メールアドレスと比較して「連絡先の変更が少ないため届きやすい」などがあげられます。
特に、視認性の高さは、リマインドメールの役目を果たすために最適です。誰もが、簡単にどのような場所にいても確認できます。
4．リマインドメールを送るタイミング
予定の日時が近づいているときや連絡がこないときに、再度相手にメールを送る必要が出てきます。
仕事でリマインドメールを送るタイミングを見ていきましょう。
〇取引先から連絡がこないとき
取引先との業務連絡がスムーズに進まないときは、仕事の段取りが遅れがちになります。
とくに、納品やスケジュールの締切が近づいているときは、様子を見ながら催促の連絡を入れてみましょう。
リマインドメールを送るタイミングには、仕事の取引先から納品物に関するメールや電話の連絡がこないときがあります。
〇会議や商談を実施するとき
数日前から前日までにお知らせメールを送っておけば、会議や商談の予定を思い出すきっかけになって親切です。
とくにオンラインの実施で先に予定を入れている場合、直前まで予定を忘れやすくなる懸念があるため、リマインドメールを活用しましょう。
対面やオンラインで会議や商談に取り組むときは、リマインドメールを送るタイミングになります。
〇社内行事に取り組むとき
社内の懇親会やセミナーなど、全体に向けて送られたメールに関しては、担当者に参加の有無を返信する必要があります。
一部の人から連絡が遅れている場合、相手が返信を忘れている可能性があるため、再度リマインドメールで知らせましょう。
リマインドメールを送るタイミングには、社内行事で参加の確認が必要なときがあります。
5．失礼な印象を与えないリマインドメールのポイント
リマインドメールは進捗管理や予定日の再確認などを通して漏れをなくすため、お互いにとって有益なものです。しかし、メール文の表現の仕方によっては「催促」のニュアンスが強く伝わってしまい、相手に不快感を与えてしまうことがあります。
失礼な印象を与えない、自然でマイルドなリマインドメールを書くには、以下の6つのポイントをおさえておきましょう。
- 件名に「リマインド」という言葉は使わない
- 相手を気遣う一言を入れる
- 本題はシンプルに書く
- 当日や直前の送付は避ける
- 要返信の場合は期日を明記する
- BCCは使わない
1．件名には「リマインド」を使わない
メールの件名には「リマインド」「リマインダー」などの言葉は使わないようにしましょう。
先ほどご説明した通り、リマインドという言葉は「催促」のニュアンスが強いです。急かされているように感じて不快に思う方もいらっしゃいます。
以下のように、リマインドという言葉を使わないで件名をまとめるようにしましょう。
○月○日のイベントの出欠につきまして
【ご確認】〇〇の納品について
2．本題はシンプルに書く
メールを読むのに時間がかからないようできるだけ短文で送ると良いので、本文は簡潔にまとめるようにしましょう。
件名を見た段階で内容が伝わることが大切で、本文は件名からずれないようシンプルにまとめてください。
シンプルな内容にするためには、以下の要点を意識すると良いでしょう。
- メール冒頭でリマインドの内容を一文にまとめる
- 箇条書きを使って一文が長くならないように配慮する
- 相手方に求めているアクションを記載する（返信期日など）
3．相手を気遣う一言を入れる
伝えたいことをシンプルに書く必要がありますが、メール文全体がシンプルになりすぎないように注意しましょう。特に、相手方を気遣うような文言を入れると良いでしょう。
例えば「お忙しいところ恐縮ですが」などの一言が入っているだけでも与える印象が変わります。
4．当日や直前の送付は避ける
リマインドメールの当日の送付は極力避けてください。予定日当日の送付だと、リマインド自体が果たせません。
期日直前で送るのは遅すぎるので、予定日より2～3営業日前には送っておくのが良いでしょう。
5．要返信の場合は期日を明記する
相手からの返信を必要とする場合、必ず返信期日をセットで送るようにしてください。
例えば食事会などのイベントの出欠を確認する場合などは必ず返信が必要だと思うので、「○月○日までにご返信をお願いいたします」と一文添えましょう。
この時、返信期日は最終期限の数営業前にするなど余裕を持たせることをオススメします。
6．BCCは使わない
BCCを使えば一斉送信ができますが、リマインドメールにおいてはBCCでの送付は控えましょう。
BCCで送ると下記のようなリスクがあるので、使わないようにするのが安全です。
- 個人情報を漏洩するリスクになる
- サーバーに負担がかかり、配信自体が遅延する可能性がある
- 業者による迷惑メールと誤認される可能性がある
- 目上の人や顧客に対するBCCでの送信は失礼な印象を与えることがある
サービスの利用顧客などにリマインドメールを一斉送信したい場合、SMSを利用するという手法があります。
メールよりも視認性・到達率が高く、メールよりも件数が少ないので埋もれてしまうことも少ないです。
SMSを一斉送信する場合はSMS配信サービスの利用が必要となります。数十人・数百人単位で大量のリマインドメールを送らなければいけない場合はSMS配信サービスが有効です。
しかし、どのSMS配信サービスを選べば良いかわからないし、導入コストが気になるという方も多いことでしょう。
例えば、「SMSLINK」は業界最安水準で利用できるSMS配信サービスです。
シンプルな操作性で誰でも簡単に使えるだけでなく、専任のCSチームが文面の作成サポートをしてくれるので、初めてSMS配信サービスを利用する方でも安心して利用できます。
6．シーン別のリマインドメール例文集
実際にどんなリマインドメールを送るべきかわからないという方に向けて、いくつかのシーンに分けてリマインドメールの例文を用意しました。
〇社内へのリマインドメール
件名：【〇月〇日開催】〇〇の出欠のご確認
お疲れ様です。
〇〇部の✕✕です。
○月○日に開催を予定している「〇〇」について、出欠のご確認をしております。
恐れ入りますが、〇月✕日までに出席・欠席の旨を✕✕までご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
✕✕
〇【顧客向け】お打ち合わせ日時の確認
件名：〇月〇日のお打ち合わせにつきまして
〇〇様
お世話になっております。
△△社の✕✕です。
来週の打ち合わせにつきましてご連絡いたしました。
・日時：○月○日 〇〇：〇〇～〇〇：✕✕
・場所：オンライン
・内容：弊社サービス〇〇についてのご説明
お時間になりましたら下記URLにアクセスいただけますようお願い申し上げます。
https://〇〇～～～（オンラインミーティングのURL）
お忙しいところ恐縮ではございますが、ご確認いただけますようお願い申し上げます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
✕✕
〇【パートナー企業向け】納期の期限確認
件名：依頼業務「〇✕」につきまして
〇〇様
お世話になっております。
△△社の✕✕です。
お願いしておりました「〇✕」の納品予定日が来週の〇日となっております。
お困りごとやご不明点等ございましたら、お気軽にお申し付けくださいませ。
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
✕✕
〇二度目のリマインドメール
件名：「〇〇」のご返送のお願い
〇〇様
お世話になっております。
△△社の✕✕です。
〇日にお送りしたメールにて、「〇〇」につきましてのご返送をお願いしておりましたが、ご確認いただいておりますでしょうか？
念のため本メールにて「〇〇」を再送いたしますので、お手数ではございますがご確認をお願いいたします。
なお、本メールと行き違いに対応済みでしたら何卒ご容赦くださいませ。
よろしくお願いいたします。
✕✕
〇【BtoC】お客様への予約日程の確認メール
件名：ご予約の確認
〇〇様
この度はヘアサロン△△にご予約いただき、誠にありがとうございます。
ご予約日の〇日前となりましたのでご連絡差し上げました。
以下の内容で承っておりますので、当日はどうぞよろしくお願いいたします。
◆日時
〇〇年 〇月 〇日
◆ご予約メニュー
カット：～～～円
カラー：～～～円
◆アクセス
東京都〇〇区〇〇～～～～
HP：htttps～～～～～～～
マップ：htttps～～～～～～～
◆お問い合わせ
電話番号：～～～～～（受付時間〇〇～〇〇時）
ご不明点等ございましたらお気軽にお申し付けくださいませ。
予約の変更・キャンセル等につきましても、お電話でのご連絡をお待ちしております。
ヘアサロン△△
7．まとめ
リマインドメールとは言葉の通り業務進捗・期日・打ち合わせ予定日などのリマインド（確認）を目的としたメールです。
リマインドメールを送ることで「打ち合わせの予定を忘れられていた」「納品が遅延した」などのトラブルを予防することができるので、リスクを抑制するうえで大切な業務の一つです。
リマインドメールを送るタイミングは重要な予定・イベントの2～3営業日前に送るのが良いでしょう。提出物の期日をリマインドする場合は、提出物の準備にかかる工数を考慮して、早めにリマインドメールを送ることをおすすめします。
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