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オンラインストレージとは、インターネット上にあるファイルやデータを格納するためのストレージのことです。ほかの人との情報共有に便利で、テレワークでの活用や業務効率アップにつなげることができるなど、さまざまなメリットがあります。
しかし、さまざまなオンラインストレージサービスが各社から提供されており、どれを選んでよいかわからない方も多いのではないでしょうか。本記事では、代表的なオンラインストレージサービスの違いを表にしながら比較します。ぜひ参考にしてください。
1．オンラインストレージとは？
1-1．インターネット上のデータ保管場所
オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保管するサービスで、クラウドストレージとも呼ばれます。サービス提供業者がクラウドに設置したストレージにログインし、ファイルを保存します。専用サーバーが不要なので、導入コストをおさえることができます。
1-2．自動保存や自動同期できる
オンラインストレージとは、クラウドストレージとも呼ばれるように、クラウド上にファイルを同期します。自動的にファイル更新や同期が行われるので、常に最新データにアクセスできます。複数のPCやモバイル端末からデータにアクセスでき、1つのファイルを複数人で共有して、リアルタイムで閲覧・編集ができる点も特徴です。
2．具体的な活用方法は？
オンラインストレージとはどのような活用方法があるのか、具体的な方法を4つ紹介します。
2-1．写真・動画の保存
多くの企業では、写真や動画、図解、PDFデータなどのやり取りが発生しています。特に動画など大容量データは、アップロードやダウンロード、送受信に時間がかかるため、オンラインストレージに保存して活用することで、大幅な時間短縮ができます。
2-2．データのバックアップ
オンラインストレージとは、クラウド上にデータを保存するサービスです。ハードディスクの破損やメモリ不足、災害、パソコンの盗難などから、データを守ることができるなど、バックアップ機能に優れています。
2-3．社内のファイル共有
データ保存に加え、ファイル共有の機能も備えています。フォルダやファイルごとに、アクセスできる人を制限できるので、セキュリティ面でも安心です。今までメール添付などで転送していたデータも、オンラインストレージなら瞬時に共有できます。
2-4．複数のデバイスから同時作業
オンラインストレージとは、複数のデバイスから同時作業ができる点が特徴です。オフィスではPCから、外出先ではモバイル端末から、それぞれアクセスできます。複数人で共有する場合にも、メールやファイル転送サービスでのやり取りが不要で、同時に同じファイルを閲覧・編集することも可能です。
3．オンラインストレージのメリット
オンラインストレージとは、ファイル共有や場所・時間を問わずにアクセスできるなど、さまざまなメリットがあります。
3-1．オンラインストレージのメリット
- 複数デバイスからアクセスできる
- 場所／時間を問わずにアクセスできる
- ファイル共有／共同作業が簡単
- 複数の人／拠点間で共有できる
- データを一元管理できる
- 自動バックアップ機能がある
- サーバー管理が不要でコスト削減できる
- バージョン更新など運用が不要
- 導入コストが安い
- 容量の拡張性がある
- 災害などトラブル時のリスクヘッジ
- アクセス制限を設定できる
- ログが残る
- ローカルディスクと同期できる
4．オンラインストレージのデメリット、その対応策
オンラインストレージには多くのメリットがある一方、適切な運用にはデメリットの把握も必要です。具体的なデメリットと、その対応策を紹介します。
4-1．オンラインストレージのデメリット
- カスタマイズがしにくい
- 障害時の対応がベンダー任せになる
- 情報漏えいのリスクがある
4-2．デメリットへの対応策
・「カスタマイズがしにくい」の解決策
オンラインストレージとは、幅広い企業に対応する設計のため、大幅なカスタマイズには適していません。しかし、特に有料サービスは、ビジネスに必要な機能を実装しているため、大きな不便を感じることはないでしょう。
一般的にはシステムや機能がパッケージ化されており、オプションで機能を追加できます。サーバー容量やユーザー発行数など、必要な機能を備えたサービスを選択しましょう。
・「障害時の対応がベンダー任せ」の解決策
オンラインストレージとは、障害時の対応がベンダー任せになります。状況に合わせてどんなサポート体制があるのかを確認しましょう。夜間や休日の障害に対応できるよう、運用監視サポートがあると便利です。
万が一の事態に備えて、データの復旧が困難になる前に、日頃からデータのコピーを残しておくと安心です。
・「情報漏えいのリスク」の解決策
運用時に特に気を付けたいのが「セキュリティ」です。ID・パスワードは関係者以外に漏らさず、頻繁にパスワードを変更するなどの管理が必要です。
オンラインストレージとは情報漏えいのリスクがありますが、セキュリティ事故の大半は過失や故意によるものであるため、一人ひとりのセキュリティ意識を高めるよう働きかけましょう。
5．4つのクラウドストレージを徹底比較
クラウドストレージが一般化するなかで、さまざまな会社がクラウドストレージサービスに参入しており、どれが自分や自分のビジネスにとってベストなのかわかりづらい状況といえるでしょう。
ここからは代表的なビジネス向けクラウドストレージサービスである「Google Drive」「Dropbox Business」「BOX」「OneDrive」について、表を使いながら徹底比較します。導入すべきサービスを見極めるのに役立ててください。
なお、それぞれのサービスには複数のプランがありますが、以下のプランに絞って比較を行います。
- Google Drive: Business Standard（月額1,360円）
- Dropbox Business: Standard（月額1,250円）
- BOX: Business（月額1,710円）
- OneDrive: OneDrive for Business（Plan 2）（月額1,090円）
〇保存容量
| Google Drive | Dropbox | Box | OneDrive | |
| プラン | Business Standard | Standard | Business | OneDrive forBusiness（Plan 2） |
| ユーザー当たりの使用可能容量 | 2TB | 5TB※1契約あたり/3ユーザー以上 | 無制限 | 無制限 |
| アップロードできる最大ファイルサイズ | 5TB | 無制限 | 5GB | 100GB |
〇ファイル共有・共有作業可否
| Google Drive | Dropbox | Box | OneDrive | |
| プラン | Business Standard | Standard | Business | OneDrive forBusiness（Plan 2） |
| ファイル共有機能 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| Office系ファイルの編集・共同編集 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| ファイルへのコメント | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 共有権限設定 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 共有ファイルのダウンロード禁止設定 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| リンク共有時のパスワード指定 | × | 〇 | 〇 | 〇 |
| リンク共有の有効期限設定 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| アカウント無しの相手との共有 | 〇 | △（閲覧のみ） | 〇 | 〇 |
〇検索性
| Google Drive | Dropbox | Box | OneDrive | |
| プラン | Business Standard | Standard | Business | OneDrive forBusiness（Plan 2） |
| 全文検索 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| アプリによるファイルスキャン | 〇 | 〇（iOSのみ） | 〇（iOSのみ） | 〇 |
| OCR | 〇 | 〇（日本語非対応） | 〇（日本語非対応） | 〇 |
| ディスク容量節約 | 〇（パソコン版Googleドライブ） | 〇（スマートシンク） | 〇（Box Drive） | 〇（ファイルオンデマンド） |
〇ファイル復元（バージョン管理）
| Google Drive | Dropbox | Box | OneDrive | |
| プラン | Business Standard | Standard | Business | OneDrive forBusiness（Plan 2） |
| ファイル復元有効期間 | ごみ箱内30日＋25日 | 180日 | ごみ箱30日（調整可能)＋14日 | 93日 |
| バージョン管理 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
〇サポート
| Google Drive | Dropbox | Box | OneDrive | |
| プラン | Business Standard | Standard | Business | OneDrive forBusiness（Plan 2） |
| メールサポート | 24時間365日 | 24時間365日 | 販売代理店による | 24時間365日 |
| 電話サポート | 24時間365日 | 営業時間のみ（プレミアムサポートで24時間365日に） | 販売代理店による | 24時間365日 |
〇セキュリティ対応
| Google Drive | Dropbox | Box | OneDrive | |
| 2段階認証 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| データの暗号化 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 閲覧制限/編集制限の設定 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 端末紛失時のアクセスブロック | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
6．それぞれのサービスの特徴や強み
それぞれの違いが分かったところで、次に各クラウドストレージサービスの強みについて解説します。
6-1．Google Drive
Google Driveは単なるクラウドストレージに留まらない多様な機能が魅力となっています。
個人でもよく使われるGmailやカレンダーだけでなく、ドキュメントやスプレッドシート、スライドといったMicrosoft Officeに相当する機能も利用可能です。また、最近の在宅ワーク事情にピッタリのオンライン会議サービスのGoogle Meetも提供されています。
定評のあるGoogleの検索エンジンを使っているため、検索性が抜群です。統一されたインターフェースでビジネスに必要な機能を網羅できる点が、大きなメリットだといえます。
6-2．Dropbox Business
Dropbox Businessはストレージサービス単品で提供されているクラウドストレージです。
1ファイル当たりの容量無制限や、削除後180日間ファイル復元が可能など、充実したサービスが魅力といえるでしょう。Dropbox独自の自社インフラ網と特許技術により、いつでも安定した速度や信頼性を実現している点も、ビジネス用途としてピッタリなのではないでしょうか。
6-3．BOX
BOXは世界で100,000社、日本でも7,300社以上が採用しているクラウドストレージサービスです。
BOXの特徴は何といっても、Businessプラン以上であればストレージ容量の制限がないところでしょう。ディスク容量節約のために無駄な時間を使う必要がなく、ビジネスに集中できます。
また、7段階のアクセス権限の設定機能や、アクセスログ機能など、法人向けの便利機能が充実している点も特徴です。全世界でセキュリティに関するトラブルが、これまで発生していない点も安心できます。
6-4．OneDrive
OneDriveはWindowsやOfficeで有名なMicrosoftが提供するクラウドストレージサービスです。
OneDrive単体で使えるプランと、SharePointやOfficeが一緒に使えるプランが提供されています。OneDriveはビジネスでよく使われるOfficeとの親和性が高い点がメリットで、まさにビジネス用途にうってつけといえるのではないでしょうか。
一方、Microsoft 365 Business Basic/Standardで提供されるSharePointも、OneDriveと同じオンラインストレージの一種ですが、こちらはポータルサイトの構築や文書管理機能がより充実しており、チームで使うシーンにより適しています。
7．自分にあったクラウドストレージを選ぼう
どれも一見同じように見えるクラウドストレージサービスですが、それぞれの特徴について理解してもらえたかと思います。ご自分のビジネスや用途に合ったクラウドストレージサービスを選ぶことで、テレワークの活性化や情報共有の改善を行い、生産性向上につなげられるでしょう。
クラウドストレージの乗り換え作業は、ファイル数が多いと非常に大変です。そのため、可能であれば、一度で最適なサービスを選びたいところでしょう。
本記事を参考に、自分に合ったクラウドストレージをじっくり選んでみてください。
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