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社内業務にはコア業務ではない雑務やルーティンワークが数多くあります。特に人手不足の企業や個人事業主などは主業務に注力したいため、雑務の負担を減らしたいところ。
そこで検討してほしいのがオンライン秘書です。本記事ではオンライン秘書の概要や依頼できる内容、サービスの選び方をご紹介します。おすすめのサービスも取り上げていますので、業務の外注を検討している場合は参考にしてください。
オンライン秘書とは
オンライン秘書は必要な時間だけ必要な業務を依頼できるサービスです。依頼できるスタッフは30～50代が多く、秘書経験や総務、営業事務、経理、通訳などの専門スキルを有しています。
短期的に依頼できたり人手が足りない業務だけを依頼できたりなど、改めてアルバイトやパートを依頼するよりもスムーズに利用できます。
オンライン秘書で依頼できること
オンライン秘書で依頼できる主な業務は以下のとおりです。
・秘書業務
→スケジュール管理、返信代行、アポイント代行、出張手配、名刺管理など
・経理、人事業務
→見積書作成、請求書作成、振込業務、仕入れ管理、売上げ入力、給与計算など
・営業、マーケティング業務
→SNS運用、記事入稿、画像編集、メルマガ配信、WEBデザインなど
・サイト、広告の運用
→WordPressの基礎構築、WEBデザイン、リスティング広告運用代行、SEO対策など
以上のようにオンライン秘書ではさまざまな業務を依頼できます。
オンライン秘書を導入するメリット
オンライン秘書を利用する際は以下のメリットが生まれます。
人件費の削減
オンライン秘書は時間給で費用を支払うことができるため、派遣社員などを採用するよりも短期間での契約が可能です。突発的な業務が発生したときや一時的に休職する社員がでた場合に利用しやすいです。
さらにオンラインで対応するためのスタッフ用PCなど、備品をそろえる必要がありません。自社でイチから採用するよりも人件費が大きく削減できます。
教育コストの削減
オンライン秘書に登録されているスタッフはさまざまなスキルを有していることがあり、依頼した際の教育コストの削減につながります。例えば新規採用をする場合は、一定の研修などが必要似なることがあります。
しかしオンライン秘書であれば一定期間の研修が必要な人材は少なく、教育コストの削減につながるのです。
テレワークに対応できる
新型コロナウイルス感染症や働き方改革などの影響により、テレワークを導入する企業が増えてきています。オンライン秘書はテレワークにも問題なく対応できる点がメリットです。
自社の社員のなかには環境の違いからテレワークが心身の負担になるケースがります。しかしオンライン秘書であれば、常に在宅勤務などを行っているため、依頼後もスムーズに業務が進みます。
オンライン秘書の選び方
オンライン秘書サービスは多岐にわたります。そのなかで自社の希望に合致するサービスを選ぶには、以下の3点に着目してみてください。
料金プラン
オンライン秘書の契約プランは時間制であることがほとんどですが、料金はサービスによって異なります。また契約時間数が定められていることもあり、翌月に持ち越せないことが考えられます。
逆に超過時間が発生すると割増料金が請求されることがあるでしょう。依頼するときは計画性が必要なわけですが、契約プランの変更が柔軟にできるサービスかどうかもポイントです。「急に業務量が減ったけれど料金プランを翌月から変更できない」などであれば利用しにくいでしょう。
料金プランと変更のタイミングに関しては事前に確認してください。
希望通りの品質提供
オンライン秘書に依頼するきは業務の品質が気になるところです。多くのサービスでは担当を指名できないケースが考えられるため、依頼した人によって納品物の品質がばらつく可能性があります。
業務品質のばらつきを防ぐためにも無料トライアルを利用して、どのようなスタッフがいるのかを確認しておきましょう。
追加対応の可否
社内業務では1度の作業で完了せず、何度か修正や追加対応が必要なケースがあります。修正工程は契約時間数に含まれるため、追加対応のプロセスを見越して契約する必要があります。
また休日、夜間などの対応が必要ならば、依頼できるサービスであるかどうかを事前に確認してください。
おすすめのオンライン秘書サービス
オンライン秘書サービスは多岐にわたりますが、おすすめのサービスを３つご紹介します。
Remobaアシスタント
Remobaアシスタントは、スタートアップから上場企業まで幅広い導入実績を誇ります。ホスピタリティーの高さが好評であり、顧客満足度の高いサービスです。ITリテラシーが高いスタッフによって業務をこなすため、テレワークが多い企業であっても問題なく導入できます。
オンラインアシスタント フジ子さん
オンラインアシスタント フジ子さんは、業界最安値級の料金でサービスを提供しています。時給1,000円台でも依頼できるため、コストを抑えて外注したい場合に適します。1人のスタッフであっても幅広い業務がこなせるため、柔軟性が感じられます。
i-STAFF
i-STAFFは、採用率1％ともいわれる厳しい審査を通過したスタッフに業務を依頼できます。また返金保証を導入しているため、満足いかない場合の担保が確保できます。ハガキの発送などオフライン作業の依頼が可能です。（一部の業務）
オンライン秘書を活用してみよう
オンライン秘書はオンラインでできるルーティンワークを依頼できるサービスです。人件費の削減や短期的な業務依頼などに効果があります。オフラインでの業務にはなかなか対応できませんが、オンラインでもできる業務においては依頼できることが多いです。
人件費や教育コストの削減、さらに業務効率化を目指したいときはオンライン秘書を検討してみてはどうでしょうか。
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