おすすめのファイル共有ソフト（サービス）は？導入メリットやおすすめソフトをご紹介

社内や取引先とのデータのやり取りをどのようにしているでしょうか。チャットやメールなど、さまざまな方法でデータを共有していると思います。

そのなかで、ファイル共有ソフトをご利用になったことがあるでしょうか。ファイル共有ソフトにはいろいろなメリットがあります。

そこで、この記事ではファイル共有ソフトについてご説明します。今後のデータのやり取りに活かしてください。

ファイル共有ソフト（サービス）とは

ファイル共有ソフトで普及しているのは、オンラインで利用できるサービスです。いわゆるオンラインストレージと呼ばれるものであり、インターネット上にファイルをアップロードして共有します。

オンライン上にファイルをアップロードした後は、ダウンロード用のURLを送信すれば相手がデータをダウンロードすることが可能です。URLを共有することで複数人のメンバーとファイルを共有することもできます。

ファイルの共有ならば、メール等でも可能です。それでもファイル共有ソフトを利用する意味は何でしょうか。

まずはセキュリティ面の強さがあげられます。特に業務に必要なデータであれば、外部に漏れないように管理することが大事です。

メール等ではセキュリティ面に不安がある場合であっても、オンラインストレージならば強固なセキュリティを採用している場合があります。

それから、ファイル共有ソフトは、データの共有がしやすいです。ファイルのアップロードはドラッグ＆ドロップ、ダウンロードする際はURLにアクセスしてワンクリック。

非常に簡単な使い方ができるだけではなく、パソコンやスマートフォンなどデバイスを問わず活用することも可能です。

もうひとつ、ファイル共有ソフトの必要性をお伝えすると、データの紛失のしにくさがあります。オンラインストレージは、インターネット上にデータを置くことから、情報漏洩などのリスクがゼロではありません。

しかし、USBメモリなど物理的な媒体にデータを入れて共有すると、ヒューマンエラーなどにより紛失する可能性があります。ファイル共有ソフトを利用すれば、オンライン上にデータを置くだけですので、紛失する可能性も低いです。

以上の観点からファイル共有ソフトの必要性が高いといえます。

ここからは、ファイル共有ソフトでできることを簡単にご紹介します。

ファイル共有ソフトを使うと、複数人でファイル共有だけではなく編集も可能です。特に昨今は働き方改革や感染症拡大の観点からテレワークが増えています。

そういった働き方の多様化が進んだ場合であっても、複数人がオンラインストレージにアクセスしてファイルを閲覧したり編集したりできます。

ファイルをオンラインで保存しておけば、ファイル自体をバックアップとして利用することも可能です。全社的に必要なファイルであれば、オンラインで保存して、閲覧や編集を繰り返して長期的な保存ができます。

オンラインでファイルを保存しているときは、閲覧や編集の設定が可能です。また、ダウンロードする際のパスワードの発行ができる場合があります。

権限付与やパスワードの設定により、情報が外部に流出することを防ぎます。

ファイル共有ソフトは、主にオンラインストレージで利用することが多いです。オンラインストレージならば、ファイルをドラッグ＆ドロップで保存して、アクセス権のあるユーザーが自由にダウンローができます。

複数人でファイルを共有したい場合や編集をしたいときは、ファイル共有ソフトを使うといいでしょう。オンラインストレージならば、比較的安く利用することができます。

ぜひ、ファイル共有ソフトを使ってみてください。